Szanowni Państwo,
Wszyscy uczestnicy rynku zamówień publicznych doświadczają w ostatnich latach problemów związanych z wdrażaniem wymagań prawnych dotyczących obowiązku stosowania pozacenowych kryteriów. Kryteria te jako takie stanowią niezwykle ważne narzędzie mające za zadanie wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie i odpowiadającej wprost wymaganiom zamawiającego. Nie najtańszej i nie najdroższej, tylko takiej, która w relacji ceny do odpowiednio dobranych kryteriów pozacenowych przyniesie zamawiającemu zbilansowany produkt, „best value for money”, co można tłumaczyć jako „najlepsza jakość w [akceptowalnej] cenie”. Notabene z doświadczeń holenderskich wynika, że dobrze przeprowadzone postępowanie z zastosowaniem kryteriów pozacenowych przynosi w efekcie dla zamawiających mniej kosztowne produkty (np. w kontekście całego cyklu życia).
Narzucony prawnie obowiązek wykorzystywania w zamówieniach publicznych kryteriów pozacenowych dodatkowo pobudził trwającą wcześniej dyskusję odnośnie samego meritum, tzn. tego, co to są kryteria pozacenowe, jak je stosować w sposób niebudzący wątpliwości, policzalny i obiektywny, na jakie kryteria się zdecydować. Utarło się w praktyce, że w większości zamówień kryteriami pozacenowymi są: zadeklarowany okres gwarancji czy krótki termin realizacji. Wykonawcy, chcąc zdobyć zamówienie, deklarują możliwie najkorzystniejsze punktowo warianty, których korzyści redukują się wzajemnie, co powoduje, że decydującym kryterium nadal pozostaje cena. W efekcie zamawiający otrzymuje najtańszy produkt z możliwie długą gwarancją i wykonany w możliwie najkrótszym czasie. Brak systemowego podejścia do tworzenia kryteriów, brak analizy celów i potrzeb wdrażania projektu przez zamawiających, brak symulacji różnych scenariuszy ofertowych prowadzi często do skrajnie niekorzystnych wyników postępowań, skutkujących w efekcie wysokimi kosztami zarówno dla zamawiającego, jak i na koniec dla podatnika. Jako przykład można przywołać postępowanie, gdzie ważona była cena i okres gwarancji. Wartość zamówienia opiewała na 1,5 mln zł, a możliwy do zadeklarowania okres gwarancji wynosił od 36 do 60 miesięcy. Z przeprowadzonej analizy wynika, że dodatkowe 24 miesiące gwarancji na betonowy zbiornik (czyli bardzo trwały produkt, gdzie ryzyko korozji w tym okresie jest bardzo niskie), mogło zamawiającego kosztować około 0,5 mln zł, czyli około 20 tys. zł miesięcznie. Innymi słowy, oferent z ceną około 1,5 mln zł i 36-miesięczną gwarancją wygrałby z oferentem oferującym 60-miesięczną gwarancję, o ile ten zaoferowałby cenę w okolicach 2 mln zł Przykład ten znakomicie obrazuje, jak rozważnie należy podchodzić do kwestii ustalenia kryteriów pozacenowych.
Stowarzyszenie Inżynierów Doradców i Rzeczoznawców SIDiR jako jedyny reprezentant Polski w FIDIC – International Federation of Consulting Engineers a zarazem jako członek Europejskiej Federacji Stowarzyszeń Inżynieryjnych EFCA ma dostęp do szerokiej bazy wiedzy i doświadczeń zarówno w skali Europy, jak i całego świata. W ramach samej federacji EFCA pracuje nieustannie kilkanaście paneuropejskich komisji zajmujących się różną tematyką związaną z rynkiem doradztwa inżynieryjnego (konsultingu). Każda komisja składa się z ekspertów z różnych krajów UE, specjalizujących się w opracowywanym obszarze i ma za zadanie zebranie ich wiedzy i doświadczeń, uporządkowanie jej, oraz opracowanie opinii, rekomendacji czy przewodnika. Jedna ze wspomnianych komisji zajmuje się problematyką zamówień publicznych na rynku budowlanym i podjęła próbę usystematyzowania wiedzy i doświadczeń w zakresie zamówień na rynku budowlanym, wykorzystujących kryteria pozacenowe na obszarze Unii Europejskiej. Na dalszych stronach przedstawiono polską wersję tego dokumentu, wyrażając głęboką nadzieję, że stanie się on inspiracją dla zamawiających w trakcie organizowania postępowań przetargowych. Samo opracowanie nie narzuca niczego, każdy zamawiający może wybrać i dopasować poszczególne elementy do swoich potrzeb i procesów. Dotyczy to przede wszystkim przywołanych przykładowych kryteriów pozacenowych, które należy traktować jako listę wyjściową, inspirację do tworzenia swoich własnych, lepszych, bardziej trafnych kryteriów, czy wręcz „uszytych na miarę” przez poszczególnych zamawiających. SIDiR jako lider w promowaniu „dobrych praktyk” w zamówieniach publicznych przekazuje w Państwa ręce podręcznik, który powinien stać się bazą do tworzenia szerokiego katalogu kolejnych, nowych kryteriów pozacenowych. Może warto byłoby pomyśleć o stworzeniu katalogu kryteriów pozacenowych? Jeżeli niniejsze wskazówki zainspirują Państwa do stworzenia kolejnych kryteriów lub jeśli z sukcesem wykorzystają Państwo elementy lub może w całości omówioną metodykę proszę o kontakt zwrotny. Ze swojej strony chciałbym zwrócić szczególną uwagę na kwestię usystematyzowania podejścia do tworzenia kryteriów pozacenowych, które w moim przekonaniu powinny stać się istotnym elementem (kolejnym kamieniem milowym) w harmonogramie przygotowania zamówienia publicznego przez każdego zamawiającego.
W ramach rozpoczętego cyklu dotyczącego stosowania kryteriów pozacenowych planujemy wydać dodatkowe wersje dokumentu w tym również studium przypadku.
Na koniec pragnę złożyć podziękowania zespołowi, który w ramach SIDiR wsparł mnie w doprowadzeniu do wydania tego pierwszego przewodnika, tj. Koleżankom i Kolegom: Tamarze Małasiewicz, Annie Zmysłowskiej, Leszkowi Bochenowi, Eugeniuszowi Błażewiczowi, Tomaszowi Latawcowi i Michałowi Skorupskiemu.
Z poważaniem
Marcin Mikulewicz Wiceprezes Zarządu SIDiR
