Analiza ryzyka na etapie realizacji inwestycji.

Istota i znaczenie ryzyka w inwestycjach budowlanych

Jedyną pewną rzeczą związaną z ryzykiem jest to, że zawsze towarzyszy realizacji inwestycji budowlanych. Ryzyko można ogólnie zdefiniować jako „wpływ niepewności na rezultat” i pogodzeni z tym, że będzie ono na pewno nam towarzyszyło, możemy przyjąć proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem co pozwoli zminimalizować negatywne skutki zagrożeń, a nawet wykorzystać stojące przed nami szanse. Wszakże mimo tego, że ryzyko jest utożsamiane z czymś negatywnym, to tak naprawdę ryzykiem są zarówno szanse jak i zagrożenia.

W kontekście rynku budowlanego ryzyko przybiera różne formy: techniczne (np. niespodziewane warunki gruntowe), finansowe (wahania cen materiałów), czasowe (opóźnienia w dostawach), prawne (zmiany w przepisach) czy środowiskowe (ekstremalne warunki pogodowe). Każde z tych ryzyk może stanowić zarówno zagrożenie, jak i szansę. Przykładowo, nieprzewidziane warunki gruntowe mogą wymagać dodatkowych kosztownych prac, ale jednocześnie odkrycie lepszych niż zakładano warunków może umożliwić zastosowanie prostszych i tańszych rozwiązań fundamentowych.

Dlatego dobrze zorganizowany i świadomy wykonawca powinien w czasie realizacji inwestycji budowlanej monitorować na bieżąco ryzyko oraz kontrolować budżet. Jedno z drugim jest ściśle związane, ponieważ zdarzenia będące w sferze ryzyka mogą bezpośrednio wpłynąć na budżet inwestycji w przypadku ich materializacji.

Standardy zarządzania ryzykiem

Warto wspomnieć o istniejących standardach, do których można zaliczyć normę ISO 31000, która dostarcza wytycznych, zasad i ram zarządzania ryzykiem w każdym typie organizacji, niezależnie od jej wielkości, branży czy sektora. Norma ta opiera się na trzech filarach:

1. Zasady – określające cechy efektywnego zarządzania ryzykiem (m.in. systematyczność, strukturalność, uwzględnianie czynników ludzkich).
2. Struktura – obejmująca zaangażowanie kierownictwa, integrację procesów, przydzielanie odpowiedzialności i zasobów.
3. Proces – systematyczne zastosowanie polityk i procedur w działaniach związanych z ryzykiem.

W praktyce budowlanej często stosowane są również metodyki PRINCE2 i PMI, które zawierają szczegółowe wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem jako integralnej części zarządzania projektami.

Cykl życia ryzyka w projekcie budowlanym

Istotnym aspektem, który warto uwzględnić przy zarządzaniu ryzykiem, jest jego zmienność w czasie trwania projektu. Ryzyka ewoluują przez cały cykl życia inwestycji:

• Faza koncepcyjna – dominują ryzyka związane z wykonalnością techniczną, uzyskaniem finansowania i uwarunkowaniami prawnymi;
• Faza projektowa – pojawiają się ryzyka dotyczące błędów projektowych i koordynacji międzybranżowej;
• Faza przetargowa – kluczowe stają się ryzyka związane z szacowaniem kosztów i warunkami kontraktowymi;
• Faza realizacji – na pierwszy plan wysuwają się ryzyka operacyjne, dotyczące jakości wykonania i terminowości dostaw;
• Faza przekazania do użytkowania – istotne są ryzyka związane z odbiorem technicznym i uzyskaniem pozwoleń.

Świadomość tej ewolucji pomaga odpowiednio planować działania zarządcze na różnych etapach projektu.

Zarządzanie ryzykiem w praktyce

Zarządzanie ryzykiem polega na zrozumieniu projektu i podejmowaniu przez wykonawcę świadomych decyzji dotyczących jego zarządzania. Przyjmując proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem wykonawca może poprawić proces podejmowania decyzji, a zatem zwiększyć szanse projektu na sukces, ale przede wszystkim pozwoli uniknąć mu problemów. Dobra znajomość zagadnień zarządzania ryzykiem może również przyczynić się do poprawy jakości świadczonych przez wykonawcę usług. W kontekście warunków kontraktowych FIDIC, zarządzanie ryzykiem nabiera szczególnego znaczenia, gdyż struktura kontraktu jasno definiuje podział ryzyka między stronami (pomocnym narzędziem jest tutaj tzw. „macierz ryzyka”).

Etapy zarządzania ryzykiem

• rozpoznanie / identyfikacja ryzyka;
• analiza ryzyka
  • jakościowa;
  • ilościowa;
• reakcja na ryzyko;
• monitoring i kontrola ryzyka.

Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom bardziej szczegółowo.

Identyfikacja ryzyka: jest to metoda zestawienia wszystkich potencjalnych niepewności dotyczących projektu, które mogłyby mieć wpływ na postrzegany sukces tego projektu. Jest to fundamentalny krok, ponieważ nierozpoznanym ryzykiem nie da się zarządzać.

W praktyce budowlanej do identyfikacji ryzyka wykorzystuje się różnorodne techniki:

• Analiza dokumentacji – szczegółowy przegląd dokumentacji projektowej, specyfikacji, umów;
• Burza mózgów – sesje zespołowe angażujące ekspertów z różnych dziedzin;
• Wywiady z interesariuszami – rozmowy z inwestorem, projektantami, podwykonawcami;
• Listy kontrolne – standardowe zestawienia typowych ryzyk dla danego typu inwestycji;
• Analiza założeń – krytyczna weryfikacja przyjętych w projekcie założeń.

Przykład: Podczas identyfikacji ryzyka dla budowy biurowca, zespół przeprowadził serię warsztatów z udziałem kierownika budowy, specjalistów branżowych i przedstawicieli kluczowych podwykonawców. Zidentyfikowano 53 potencjalne ryzyka, w tym zagrożenie związane z opóźnieniami w dostawie systemów fasadowych z importu oraz szansę zastosowania innowacyjnego systemu zarządzania energią, który mógł zwiększyć wartość obiektu dla najemców.

Analiza ryzyka: jest to proces rozważania i oceny potencjalnego indywidualnego i łącznego wpływu zidentyfikowanych niepewności na mierzalne wyniki projektu. Pozwala na uszeregowanie ryzyk według priorytetu i alokację odpowiednich zasobów do zarządzania nimi.

Analiza jakościowa

Analiza jakościowa wykorzystuje subiektywne skale oceny prawdopodobieństwa wystąpienia i potencjalnego wpływu ryzyka. Najczęściej stosuje się 5-stopniowe skale (np. bardzo niskie, niskie, średnie, wysokie, bardzo wysokie) dla obu parametrów, a następnie tworzy się tzw. macierz prawdopodobieństwa i skutków (heat map), która pozwala nadać priorytet danym ryzykom:

Analiza ilościowa

Analiza ilościowa idzie o krok dalej, przypisując konkretne wartości liczbowe do prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu ryzyka. Pozwala to na dokładniejsze określenie potencjalnego wpływu finansowego i czasowego ryzyk na projekt.

Do metod analizy ilościowej, które mogą być stosowane w budownictwie należą:

1. Analiza uproszczona – podstawowa analiza polegająca na obliczeniu wpływu finansowego jako sumy iloczynów prawdopodobieństwa oraz wpływu;
2. Analiza Monte Carlo – technika obliczeniowa wykorzystująca losowe próbkowanie do uzyskiwania wyników numerycznych;
3. Analiza drzewa decyzyjnego – graficzna reprezentacja alternatywnych decyzji i ich konsekwencji, uwzględniająca prawdopodobieństwa różnych scenariuszy;
4. Analiza wrażliwości – badanie wpływu zmian poszczególnych parametrów na wynik projektu, pozwalające zidentyfikować czynniki krytyczne;
5. Analiza scenariuszowa – porównanie wyników przy różnych założeniach (optymistyczny, najbardziej prawdopodobny, pesymistyczny);
6. Symulacja historyczna – wykorzystanie danych z poprzednich podobnych projektów do prognozowania potencjalnych wyników bieżącego projektu.

Wybór odpowiedniej metody zależy od dostępności danych, złożoności projektu, czasu i zasobów przeznaczonych na analizę oraz wymaganego poziomu dokładności. W dalszej części artykułu skupię się na porównaniu analizy uproszczonej z analizą Monte Carlo na konkretnym przykładzie.

Reakcja na ryzyko: są to uzgodnione działania mające na celu ograniczenie wpływu indywidualnego lub połączonego ryzyka poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia lub przewidywanego wpływu na powodzenie projektu. Do podstawowych reakcji na zidentyfikowane ryzyko można zaliczyć:

• unikanie – podejmowanie takich działań, aby dane ryzyko się nie zmaterializowało. Przykład: Zmiana technologii fundamentowania w celu uniknięcia ryzyka związanego z niestabilnymi warunkami gruntowymi;
• przeniesienie – typowym przykładem takiego działania jest zawarcie polisy ubezpieczeniowej czy zawarcie odpowiednich zapisów w umowie z podwykonawcą natomiast należy podkreślić, że wiąże się to często poniesienie dodatkowego kosztu, który jednak najczęściej jest mniejszy niż koszt związany z materializacją danego ryzyka. Przykład: Wykupienie polisy CAR (Contractors All Risk) obejmującej szkody wynikające z nieprzewidzianych warunków atmosferycznych;
• łagodzenie – działania w celu minimalizowania skutków danego ryzyka w sytuacji, gdy się ono zmaterializuje. Przykład: Opracowanie alternatywnych tras dostaw materiałów na wypadek problemów logistycznych.
• akceptacja – świadoma decyzja o niepodejmowaniu działań zapobiegawczych. Przykład: Akceptacja ryzyka opadów deszczu podczas prac ziemnych z jednoczesnym utworzeniem rezerwy budżetowej na ewentualne osuszanie terenu.

Wybór strategii zależy od charakteru ryzyka, jego priorytetu oraz dostępnych zasobów i możliwości wykonawcy.

Monitoring i kontrola ryzyka: jest to zestaw narzędzi i czynności służących do bieżącej oceny zidentyfikowanych ryzyk, np. poprzez zdefiniowanie planu zarzadzania ryzykiem oraz prowadzenie rejestru ryzyka (np. w formie arkusza kalkulacyjnego).

Skuteczny monitoring obejmuje:

• regularne przeglądy rejestru ryzyka (np. cotygodniowe podczas spotkań zespołu projektowego);
• śledzenie statusu zaplanowanych działań łagodzących;
• identyfikację nowych ryzyk;
• weryfikację skuteczności podjętych działań;
• analizę trendów i wzorców w występowaniu ryzyk.

Rola uczestników procesu inwestycyjnego w zarządzaniu ryzykiem

Kluczową rolę w procesie zarządzania ryzykiem może mieć Administrator Kontraktu, o którym pisała Magda Bartkowiak na łamach Biuletynu Konsultant nr 75. Tym niemniej z uwagi na fakt, że inwestycje budowlane charakteryzują się wysokim stopniem skomplikowania i bardzo rozbudowaną siecią zależności, Administrator Kontraktu powinien dysponować solidnym wsparciem zarówno zespołu na budowie jak i narzędzi analitycznych. Ponadto efektywne zarządzanie ryzykiem wymaga współpracy wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego, tj. Inwestora, Projektanta, Wykonawcy oraz Inżyniera Kontraktu.

Rejestr ryzyk

Niezależnie od tego którą metodę analizy wykorzystamy do próby skwantyfikowania wpływu wszystkich ryzyk na wynik finansowy inwestycji naszą analizę powinniśmy rozpocząć od stworzenia tzw. Rejestru Ryzyk.

Rejestr Ryzyka może być bardzo rozbudowany natomiast do podstawowych informacji w nich zawartych można zaliczyć:

• nr identyfikacyjny;
• data wprowadzenia;
• opis;
• typ ryzyka ( techniczne, administracyjne, warunków umowy itd.);
• podstawa kontraktowa (odniesienie do konkretnych Subklauzul);
• prawdopodobieństwo wystąpienia (np. w 5-stopniowej skali lub w %);
• wpływ (np. w 5-stopniowej skali lub kwotowo);
• priorytet określony jako iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu;
• właściciel (analiza poprzez tzw. macierz ryzyka);
• rodzaj reakcji (unikanie, przeniesienie, łagodzenie, akceptacja);
• podjęte działania;
• status (otwarte / zamknięte / w oczekiwaniu na reakcję).

Dobrze zaprojektowany rejestr ryzyka staje się centralnym elementem całego systemu zarządzania ryzykiem i stanowi podstawę do regularnych przeglądów i dyskusji na spotkaniach zespołu projektowego.

Porównanie dwóch metod analizy ilościowej ryzyka

W celu określenia wpływu finansowego ryzyk, zarówno prawdopodobieństwo jak i wpływ należy określić z większą dokładnością, niż 5-stopniowa skala w przedstawionej wcześniej macierzy. Jeżeli chodzi o wpływ finansowy to można to zrobić podając przedział wartości (minimalna, najbardziej prawdopodobna, maksymalna), natomiast dla prawdopodobieństwa zagadnienie jest nieco bardziej skomplikowane, ponieważ inwestycje budowlane są na tyle złożone, że trudno jest określić co do procenta prawdopodobieństwo materializacji danego ryzyka. Pomocnym tutaj mogą być doświadczenie zespołu realizacyjnego jak również informacje o poprzednich realizacjach. Należy zaznaczyć, że budownictwo jest bardzo trudne do ujęcia statystycznego, ponieważ nawet realizacja identycznego obiektu budowlanego w innej lokalizacji może wiązać się z zupełnie innym ryzykiem.

W niniejszym artykule przeanalizuję dwa podejścia do obliczenia wpływu zidentyfikowanych ryzyk na wynik finansowy realizowanej inwestycji, tj. analizę uproszczoną oraz analizę Monte Carlo.

W celu odniesienia się do konkretnych wyników założyłem 5 ryzyk (4 zagrożenia i 1 szansę), które mogą mieć wpływ na wynik finansowy:

Tabela 1 – Zestawienie ryzyk przyjętych do analizy ilościowej

Analiza uproszczona

Prosta analiza, z którą można się spotkać na kontraktach polega na obliczeniu wpływu finansowego jako sumy iloczynów prawdopodobieństwa oraz wpływu. Dla przykładu „Zagrożenie 1” ma prawdopodobieństwo wystąpienia 2% i wartość 1 000 tys. zł w związku z czym wynikowy wpływ wynosi:

Obliczenia w takiej analizie są proste, natomiast wynik analizy moim zdaniem jest bardzo nieprecyzyjny i niewiele nam mówiący. W analizowanym przykładzie wpływ ten został obliczony na 200 tys. zł, czyli innymi słowy z analizy ryzyka wychodzi nam, że zidentyfikowane ryzyka będą się wiązały z oszczędnością w wysokości +200 tys. zł. Widać, że zidentyfikowana „Szansa 1” niweluje negatywny wpływ Zagrożeń. Taka uproszczona analiza w ogóle nie zakłada scenariuszy pośrednich, np. takiego w którym wszystkie Zagrożenia i Szanse się materializują w pełnym wymiarze, a w takim przypadku wpływ finansowy wiązałby się nie z oszczędnością, a z koniecznością poniesienia dodatkowego kosztu w wysokości -900 tys. zł. W celu zbadania różnych scenariuszy oraz ich wpływu na wynik finansowy można wykorzystać bardziej zaawansowaną Analizę Monte Carlo o której poniżej.

Analiza Monte Carlo

Jak zostało wcześniej wskazane, ryzyko związane jest z niepewnością, z którą mamy tak naprawdę do czynienia w każdej dziedzinie życia, nie tylko przy okazji realizacji kontraktów budowlanych. Pomiar ryzyka jest w pewnej mierze kwestią statystyczną; na podstawie obserwacji historycznych i przy założeniu określonego modelu, oblicza się statystyczne oszacowanie rozkładu zmiany wartości pozycji, lub jednej z jej funkcji. Z kolei w przypadku braku danych historycznych, potencjalny wpływ (rozkład prawdopodobieństwa) można określić na podstawie wiedzy i doświadczenia zespołu budowy (rola Administratora Kontraktu w zebraniu informacji, koordynacji i stworzeniu modelu).

Każde zagadnienie niepewne (tutaj: prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ finansowy danego ryzyka) można intuicyjnie określić pewnym rozkładem prawdopodobieństwa, dla którego zmiany o mniejszej amplitudzie są bardziej prawdopodobne, aniżeli znaczne wahania. Wszakże, zarówno w statystyce jak i w gospodarce, odchylenia mniejsze od średniej zdarzają się znacznie częściej niż zmiany ekstremalne. Ostatecznie, niepewność co do stanów danego zjawiska w przyszłości (np. zmiana kosztu realizacji danej inwestycji budowlanej) może być reprezentowana poprzez Przestrzeń Probabilistyczną[1].

Jednym z narzędzi, które może być wykorzystane do wyznaczenia Przestrzeni Probabilistycznej dla zmiany kosztu realizacji Inwestycji jest Analiza Monte Carlo, która służy do modelowania procesów zbyt złożonych, aby można było przewidzieć ich wyniki za pomocą podejścia analitycznego. W metodzie tej prognozuje się zbiór wyników w oparciu o szacowany zakres wartości na podstawie przyjętych rozkładów prawdopodobieństwa (czy to w oparciu o dane historyczne, czy to określone na podstawie wiedzy, doświadczenia i rozpoznania rynku przez zespół budowy).

Analiza Monte Carlo, niezależnie od wykorzystanego narzędzia obejmuje trzy podstawowe kroki[2]:

1. Skonfigurowanie Modelu Prognostycznego poprzez określenie zarówno Zmiennej Zależnej, która ma być przewidywana, jak i Zmiennych Niezależnych (zwanych również zmiennymi wejściowymi, ryzyka lub predykcyjnymi), które posłużą do sformułowania prognozy. Bazą do skonfigurowania Modelu Prognostycznego może być Rejestr Ryzyka.
2. Określenie rozkładu prawdopodobieństwa Zmiennych Niezależnych. Wykorzystanie danych historycznych i/lub subiektywnego osądu analityka w celu określenia zakresu prawdopodobnych wartości i przypisania wagi prawdopodobieństwa do każdej z nich.
3. Symulacje, które należy powtarzać, generując losowe wartości Zmiennych Niezależnych. Należy to robić aż do momentu uzyskania wystarczającej liczby wyników, aby móc utworzyć reprezentatywną próbkę z bliską nieskończoności liczbą możliwych kombinacji (w analizowanym przypadku przeprowadzono 200 tysięcy pojedynczych symulacji[3]).

Warto w tym miejscu na chwilę się zatrzymać i podkreślić istotę oraz trudność związaną zarówno ze skonfigurowaniem Modelu Prognostycznego jak i z określeniem rozkładów prawdopodobieństwa dla analizowanych ryzyk. Od tego jakie analityk (np. Administrator Kontraktu) będzie miał dane wejściowe oraz jak podejdzie do stworzenia Modelu zależeć będą wyniki analizy, czyli w naszym przypadku Przestrzeń Probabilistyczna dla zmiany kosztu realizacji inwestycji. Nie jest to zadanie łatwe i wymaga na pewno sporej wiedzy zarówno z zakresu statystyki jak i budownictwa i zarządzania kontraktami. Ponadto warto zauważyć, że część z ryzyk nie jest całkiem losowa, ponieważ np. wykonawca jako strona umowy ma na nie realny wpływ. Dodatkowo należy podkreślić, że ryzyka są często ze sobą powiązane i może być tak, że materializacja jednego ryzyka automatycznie powoduje materializację kolejnych. Takie zależności każdorazowo powinny być uwzględnione przy tworzeniu Modelu Prognostycznego.

W analizowanym przypadku Rejestr Ryzyka (przyjęte 4 Zagrożenia i 1 Szansa) rozbudowano o założenie prawdopodobieństw dla danych ryzyk jak i ich wpływu finansowego w postaci przedziałów wartości (rozkłady trójkątne z podanymi wartościami: minimalna, najbardziej prawdopodobna, maksymalna). Następnie na podstawie tych założeń skonstruowano Model Prognostyczny, który miał za zadanie wyznaczyć Zmienną Zależną, tj. potencjalny wpływ ryzyk na koszt realizacji inwestycji.

Wyniki przedstawiono w postaci wykresu Przestrzeni Probabilistycznej, który został wygenerowany przez oprogramowanie wykorzystujące Analizę Monte Carlo. Na osi poziomej znajduje się przedział kwotowy prognozowanego wyniku finansowego, a na osi pionowej prawdopodobieństwo wystąpienia danych wartości w postaci zagęszczenia przeprowadzonych symulacji.

[1] Struktura (np. wykres) umożliwiająca opis procesu losowego. Dla przykładu wyznaczenie Przestrzeni Probabilistycznej dla zmiany kosztów realizacji inwestycji budowlanej może być pomocne w analizie ryzyka i podjęciu stosownych decyzji.

[2] https://www.ibm.com/pl-pl/cloud/learn/monte-carlo-simulation [dostęp: 22.12.2024 r.]

[3] Liczba ta wydaje się w zupełności wystarczająca, ponieważ kolejne symulacje nie zmieniały charakteru wykresu.

Powyższe wyniki dają dużo więcej możliwości analizy i interpretacji potencjalnej sytuacji finansowej związanej z materializacją analizowanych ryzyk niż wcześniej zaprezentowana Analiza uproszczona. Z powyższego wykresu możemy wyciągnąć kilka interesujących wniosków:

• wykres nie jest ciągły, widać kilka „pików”, najwyższe na wartościach około: -100, 0 oraz 690 co związane jest z materializacją konkretnych ryzyk;
• około 51% symulacji zakończyło się wynikiem poniżej 0 co oznacza, że wg aktualnej wiedzy o ryzykach na kontrakcie, większe jest prawdopodobieństwo straty niż zysku dla analizowanego modelu;
• strata większa niż -600 tys. zł jest bardzo mało prawdopodobna (mniej niż 2% symulacji);

Powyższe wnioski mogą stanowić istotne informacje dla kierownictwa budowy i być uzupełnieniem Rejestru Ryzyka.

Podsumowanie

Nie ma inwestycji budowlanej bez ryzyka. Tylko proaktywne podejście do zarządzania tym ryzykiem umożliwia minimalizowanie potencjalnych negatywnych skutków oraz wykorzystanie szans. W tym celu kadra zarządzająca na budowie (np. Administrator Kontraktu) powinna dysponować odpowiednimi standardami oraz narzędziami w zakresie zarządzania ryzykiem. Rozsądnym minimum wydaje się prowadzenie i aktualizowanie tzw. Rejestru Ryzyka, chociażby w formie prostego arkusza kalkulacyjnego.

Bardziej zaawansowanym i pomocnym narzędziem do zarządzania ryzykiem może być Analiza Monte Carlo. Umiejętnie wykorzystana może wygenerować wyniki, które ułatwią podejmowanie decyzji zarządczych oraz będzie stanowić dobre uzupełnienie dla określenia aktualnego budżetu inwestycji. Analiza ta oczywiście nie jest pozbawiona wad, do których można zaliczyć m.in.:

• konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy oraz oprogramowania w celu stworzenia sensownego Modelu Prognostycznego;
• konieczność dostępu do obszernych danych historycznych lub eksperckiej oceny analizowanych ryzyk.

Powyższe powoduje, że analiza ta może być dostępna i opłacalna wyłącznie dla większych graczy na rynku budowlanym, którzy dysponują odpowiednim zapleczem kadrowym i technicznym oraz bazą danych historycznych[1]. Ponadto, aby analiza ta nie stanowiła przerostu formy nad treścią, to wydaje się, że powinna być wykorzystywana wyłącznie na kontraktach, gdzie występuje bardzo dużo ryzyk, których analiza bez bardziej zaawansowanych narzędzi statystycznych może być niewystarczająca.

[1] Sam fakt posiadania dużej bazy danych jest niewystarczający. Wyzwaniem jest efektywne zarządzanie informacją w firmach budowlanych. Problematykę tę poruszał m.in. Rafał Bałdys Rembowski w Biuletynie Konsultant nr 75.