Nie potrafimy szacować rezerw budżetowych – czyli subiektywność przy szacowaniu ryzyka

Rafał Bałdys-Rembowski w swoim artykule na LinkedIn z 25 stycznia 2025 r. pn. „Risk management to w budowlance rytuał bez sensu”[1] poruszył problem znany wszystkim, którzy zajmują się przygotowywaniem ofert cenowych. Opisuje on sytuację, w której mimo wcześniejszych analiz ryzyka, ostateczna cena oferty ustalana jest w sposób arbitralny, często na podstawie intuicji i presji rynkowej.

“Wyobraźmy to sobie, spotkanie pn. „zamknięcie oferty”. Mamy na sali prezesa, dział finansowy, kilku dyrektorów technicznych, dział przygotowania oferty (tych , którzy kierowali wyliczeniem) i oni mają przed sobą wyliczenie na 450 mln PLN. Zaczyna się krótka dyskusja, padają argumenty, że to za dużo, bo konkurencja, bo presja, bo rynek, etc. i zarząd tnie cenę: „nie pójdziemy z taką ceną, bo ostatnio jak tak poszliśmy to byliśmy na 3 pozycji – tniemy, idziemy 395”. Ktoś z obecnych, (ale raczej nie ci, którzy liczyli) – rzuca, że „skoro już tniemy, to idźmy 384 miliony”, prezes kiwa głową i oferta zamknięta.”

Jak ma się powyższa sytuacja do precyzyjnego i opartego na szczegółowych wyliczeniach procesu przygotowywania oferty cenowej?

Na początku przypomnijmy jak wygląda struktura typowej ceny ofertowej (Rysunek 1), która składa się z: (a) rezerwy budżetowej na możliwe do wystąpienia ryzyka, (b) kosztów (bezpośrednich i pośrednich)  oraz (c) zysku.

W idealnym świecie, w przypadku precyzyjnie ustalonych kosztów oraz rezerwie opartej na wyliczeniach ilościowych, elementem podlegającym negocjacjom podczas spotkania „zamykającego ofertę” byłby zysk lub ewentualnie poziom rezerwy (jeśli udałoby się zidentyfikować alternatywne sposoby mitygacji ryzyka). W praktyce jednak – jak wskazuje doświadczenie – takie spotkania często prowadzą do arbitralnego „cięcia” ceny bez faktycznej analizy konsekwencji takiego działania. Decyzje zapadają intuicyjnie, pod wpływem presji rynkowej i wyczucia, a nie w oparciu o faktyczne (matematyczne) modele ryzyka.

Jak wymieniona sytuacja ma się do wyliczenia rezerw w oparciu o analizy ilościowe ryzyka? Spróbujmy przygotować taki scenariusz, w którym wspomniani prezes, dyrektorzy techniczni czy dział finansowy w sposób racjonalny mogliby ustosunkować się, przeanalizować i ewentualnie dostosować i zmienić (urealnić?) ostateczną cenę ofertową.  Przyjrzyjmy się, jak powinno wyglądać efektywne szacowanie rezerw budżetowych oraz jakie błędy poznawcze sprawiają, że podejmowane decyzje mogą być mało racjonalne.

Kryteria efektywnej i użytecznej metody szacowania rezerw

By optymalna metoda szacowania rezerw miała realną wartość, powinna spełniać kryteria takie jak:

Przydatność w praktyce rynkowej oznacza, że dana metoda sprawdzi się w rzeczywistych warunkach realizacji projektów budowlanych. Obejmuje to zdolność do dostosowania się do różnorodnych warunków (np. Czy metoda jest możliwa do zastosowania i adekwatna zarówno do dużych, średnich jak i małych projektów? Czy metoda jest skalowalna? Czy metoda jest możliwa do zastosowania przy różnorodnych typach ryzyk powodujących wzrost kosztów realizacji? itp.), zgodność z praktykami rynkowymi (np. Czy taka metoda jest akceptowalna i przystająca do wyzwań na rynku?).

Wspominając o dokładności szacowań mamy na myśli, jak precyzyjnie dana metoda potrafi oszacować potencjalną wysokość wzrostu kosztów, jaką chcemy skompensować budżetem rezerwy. Kryterium to obejmuje możliwość przewidzenia odchyleń od budżetu z dużą dokładnością.

To jak łatwo dana metoda może być stosowana przez zespoły przygotowujące ofertę cenową, w tym, jak dużo pracy i czasu wymaga jej zastosowanie jest kolejnym ważnym czynnikiem doboru. Odnosi się w tym również do łatwości w uzyskaniu danych do przeprowadzenia analizy oraz przejrzystości i zrozumiałości danej metodyki dla osób bez wiedzy specjalistycznej.

Ostatnie z kryteriów – możliwości implementacji obejmuje np.:

• dostępność zasobów (np. ludzkich, narzędzi informatycznych) koniecznych do zastosowania w przedsiębiorstwach,
• ewentualne koszty wdrożenia i utrzymania, w tym konieczność szkolenia personelu.

Wyliczenia rezerwy muszą być też z pewnością łatwo weryfikowalne, by zarząd i osoby odpowiedzialne za wskazanie ostateczne ceny ofertowej miały możliwość ich analizy i ewentualnej rewizji, z punktu widzenia ich apetytu na ryzyko.

Modelowe szacowanie rezerw

Naszym zdaniem zarówno metody ilościowe, jak i jakościowe zarządzania ryzykiem powinny być stosowane komplementarnie[1] w procesie szacowania rezerwy. Połączenie tych podejść pozwala na pełniejsze uwzględnienie złożoności ryzyk i ich wzajemnych zależności.

Analiza jakościowa jest tutaj pierwszym i kluczowym etapem pozwalającym oszacować poziom zalecanych i bezpiecznych rezerw. Mając ją przeprowadzoną, kolejno należy przeprowadzić mitygację ryzyk (działań zachowawczych minimalizujących możliwe negatywne skutki ich wystąpienia), gdy tylko istnieje taka możliwość i jest to wystarczająco opłacalne. Dopiero w ostatniej kolejności dla ryzyk pozostających (resztkowych) – czyli takich, które pozostały mimo działań mitygujących – warto jest zaplanować odpowiednie rezerwy budżetowe.

[1] zgodnie z zasadą Pareto – czyli ze skupianiem się na tych ryzykach, które mają największy potencjalny wpływ na projekt

“Apetyt na ryzyko” a wzory matematyczne

Rafał wskazał, że przy wszystkich swoich problemach i wadach, jakie może przynosić ilościowa analiza ryzyk, sam proces identyfikacji ryzyka, jego zarządzania czy szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia jest mimo wszystko kwestią istotną. Poruszył jednak problem, jaki występuje przy każdej próbie szacowania rezerw w oparciu o analizy ilościowe (ryzyka) – czyli zależności wysokości przyjętego ostatecznie poziomu rezerw budżetowych od wspomnianego „apetytu na ryzyko”. Możemy to w skrócie zdefiniować jako skłonność danego podmiotu po podejmowania większego lub mniejszego ryzyka w zależności od wielu czynników, takich jak:

1. a) pozycji finansowej przedsiębiorstwa – a co za tym idzie chęci zdobycia danego kontraktu,
2. b) zdolności techniczno-organizacyjnych,
3. c) skłonności do uzyskania większego zysku,
4. d) doświadczenia osób przygotowujących ofertę, itd.

Jak więc widać „punkt widzenia zależy od miejsca siedzenia” – samo „ryzyko” nie jest pojęciem zasadniczo obiektywnym.  Jak wspomina w swojej książce Daniel Kahneman przytaczając słowa naukowca Paula Slovica

„”Ryzyko” nie istnieje niezależnie od ludzkich umysłów i kultur i nie czeka biernie, aż je zmierzymy. Ludzie wymyślili pojęcie „ryzyka” po to, żeby im pomagało w zrozumieniu niebezpieczeństw i niepewności oraz w radzeniu sobie z nimi. Niebezpieczeństwa są realne, jednak nie istnieje coś takiego, jak „realne” lub „obiektywne” ryzyko”[1].

Stawiam tezę

Dokładność szacunków a potrzebne dane

Wydaje się przy tym, że jeżeli chcemy dokładnie policzyć wysokość rezerw powinnyśmy do tego podchodzić kompleksowo i w sposób odpowiednio dobrze odzwierciedlający rzeczywistość. Rafał w swoim artykule wspomniał, że ryzyka oddziałują wzajemnie na siebie. Często zresztą w złożony i niejednoznaczny sposób. To oczywiście prawda! Zresztą metoda która uwzględnia ten fakt bezpośrednio to na przykład metoda MOCRA (ang. Method of Construction Risk Assessment)[4]. Jednakże, jak wskazuje D. Kahnemann, często prosta kombinacja ocen cząstkowych może dawać lepsze wyniki, niż zniuansowane i złożone analizy. Im wprowadzimy więcej zmiennych zależnych od czynników opartych na wyczuciu i intuicji, tym większe ryzyko popełnienia znaczącego błędu.[5] Jak wskazał:

„(…) Lepsze są proste kombinacje elementów. Kilka badań wskazało, że decyzje podejmowane przez ludzi okazują się gorsze od matematycznych wzorów prognostycznych, i to nawet wtedy, kiedy ludzie znają wynik sugerowany przez wzór matematyczny! Ludzie mają poczucie, że mogą zmienić decyzję wynikającą z algorytmu, bo dysponują większą liczbą informacji, jednak najczęściej są w błędzie. (…)”[6]

Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

Pamiętajmy też, że nasze wyczucie tego, czy ryzyko jest mniej lub bardziej prawdopodobne, jest bardzo często oceną nie „prawdopodobieństwa”, a „wiarygodności’ i „spójności” naszej oceny. To jednak zupełnie inne pojęcia. Ocena wiarygodności i spójności scenariusza urzeczywistnienia się danego ryzyka może nie być tożsama z matematyczną, opartą na statystyce oceną faktycznego „prawdopodobieństwa”.D. Kanhmann w słynnym w środowisku psychologów badaniu zadał proste pytanie, na które bez dłuższego zastanowienia mieli odpowiedzieć ankietowani studenci:

Która możliwość jest bardziej prawdopodobna:

               Linda jest kasjerką

              Linda jest kasjerką w ruchu feministycznym

Wbrew zdrowemu rozsądkowi ok. 85-90% studentów renomowanych uniwersytetów stwierdziło, że bardziej prawdopodobne jest to, że „Linda jest kasjerką w ruchu feministycznym”. A przecież wiadomym jest, że zbiór kobiet będących kasjerkami jest szerszy, niż ruch kobiet będących kasjerkami i jeszcze dodatkowo działających w ruchu feministycznym. Co za tym idzie, bardziej prawdopodobne jest oczywiście to, że „Linda jest kasjerką”.

Dlaczego tak studenci wskazali? Upraszczając wnioski z badań, ludziom bardziej spójna, koherentną historią wydawało się drugie zdanie. Mózg przy tym – dla większości osób – bez najmniejszego problemu daje znak równości pomiędzy wiarygodnością, spójnością a prawdopodobieństwem wystąpienia zdarzenia. Przytaczając i dostosowując do branży budowlanej inne pytanie badawcze wspomnianego noblisty, moglibyśmy zadać przykład następujący:

Opis budowy: Prace restauracyjne drewnianej więźby dachowej zabytkowego drewnianego obiektu sakralnego z końca XVIII wieku, wykonywane planowo w okresie 06.2004-05.2005.

              Pytanie: Które wystąpienie ryzyka jest bardziej prawdopodobne:

              – Ryzyko wystąpienia ujemnych temperatur podczas budowy.

              – Ryzyko wystąpienia pożaru więźby podczas budowy.

Odpowiadając bez głębszego analitycznego zastanowienia, część z nas za pewne uznałaby, że ryzyko wystąpienia pożaru więźby podczas budowy jest przecież bardziej prawdopodobne, tym bardziej że mamy do czynienia z obiektem drewnianym, w dodatku stosunkowo starym.  Jednak poświęcając na analizę trochę więcej czasu, biorąc już pod uwagę dane statystyczne moglibyśmy porównać te ryzyka następująco[8]:

To oczywiście tylko prosty przykład, pokazujący jednak spore RYZYKO (sic!) w szacowaniu rezerw w oparciu o intuicję. Jasno widać, że poleganie tylko i wyłącznie na własnym przeczuciu przy szacowaniu prawdopodobieństwa może być obarczone znaczącym błędem względem wniosków wyciąganych na podstawie danych historycznych i statystyk.

Na czym więc się opierać?

Powyższe rozważania moglibyśmy podsumować następująco. Jako uczestnicy rynku potrzebujemy z całą pewnością metod szacowania rezerw (na ryzyka wzrostu kosztów), które bazują na fachowej analizie, w oparciu o adekwatne i istotne (dla danego projektu) dane, obliczone w możliwie w jak najbardziej przejrzysty i nieskomplikowany sposób. Nasze analizy powinny wystrzegać się przy tym błędów poznawczych, które są nieuniknione na przykład przy arbitralnym ustalaniu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk. Wtedy tak naprawdę pozostanie nam jeden – niemożliwy chyba do zniwelowania – czynnik pozamerytoryczny – jakim jest tzw. apetyt na ryzyko. Jak wszyscy wiemy apetyt to jednak nie głód 😊 Co prawda rośnie on w miarę jedzenia, jednak przy odpowiednim nastawieniu (wiedzy) i sytości zaplanowanych posiłków (odpowiednich metodach obliczeń opartych na danych) jesteśmy w stanie zniwelować jego wpływ do minimum.

[1] https://www.linkedin.com/pulse/risk-management-w-budowlance-rytua%25C5%2582-bez-sensu-rafal-baldys-rembowski-mt9cf/?trackingId=4mNI3R7URcSuS9MqOz3ibQ%3D%3D

[1] Zob. D. Kahneman, Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, Media Rodzina, Poznań 2012, s. 191 na podstawie P. Slovic, Trust, Emotion, Sex, Politics, and Science: Surveying the Risk-Assessment Battlefield, „Risk Analysis” 1999, No 19(4)

[2] podpierając się przy doświadczeniem oraz swoimi badaniami przeprowadzonymi podczas przygotowywania pracy podyplomowej na Uczelni Łazarskiego pn. „Porównanie i ocena metod szacowania rezerwy budżetowej z tytułu ryzyk na potrzeby złożenia oferty na realizację robót budowlanych” napisanej pod kierunkiem dr hab. Ewy Jasiuk oraz opiekunem merytorycznym mgr inż. Rafałem Bałdysem-Rembowskim, Warszawa 2024

[3] D. Kahneman, Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, Media Rodzina, Poznań 2012, s. 311

[4] Autorska metoda identyfikacji i oceny ryzyka stworzoną przez Dariusza Skorupkę, umożliwiająca (teoretycznie) kompleksową analizę i ocenę ryzyka realizacji przedsięwzięć budowlanych biorąc pod uwagę ryzyka na trzech poziomach: (a) kraju, (b) branży budowlanej, (c) danego przedsięwzięcia i korelacji pomiędzy tymi ryzykami względem siebie.

[5] Zob. D. Kahneman, Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, Media Rodzina, Poznań 2012, s. 297-310

[6] D. Kahneman, Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, Media Rodzina, Poznań 2012, s. 300

[7] D. Kahneman, Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, Media Rodzina, Poznań 2012, s. 215

[8] to proste szacunki na potrzeby artykułu, mogą różnić się od dokładnych danych statystycznych