Jak zrobić harmonogram z AI, który pomoże zabezpieczyć przed roszczeniami
Jak zrobić harmonogram z AI, który pomoże zabezpieczyć przed roszczeniami Inwestycje budowlane w obecnych czasach stały się często polem walki pomiędzy Wykonawcą a Inwestorem, a o wygranej może przesądzić szczęście, ale zdecydowanie lepszym gwarantem sukcesu jest umiejętne przygotowanie do walki. Pracując jako Starszy Specjalista od analiz terminowych i roszczeń w firmie CAS na co dzień mierzę się z kwestią jakości dokumentów dowodowych w kontekście skuteczności roszczeń i opinii dotyczących sporów pomiędzy stronami występującymi w procesach budowlanych. Zderzając powyższe z doświadczeniem nabytym również przy realizacjach inwestycji infrastrukturalnych dostrzegam, jak istotną częścią
Jakościowe dokumenty
Warto jednak podkreślić, że nie jest to jedyne kryterium oceny. Dokumentacja budowy jest bowiem narzędziem zarządzania całym procesem inwestycyjnym – służy zarówno Wykonawcy do sprawnej realizacji robót, jak i stanowi element strategii zarządzania kontraktem ze strony Wykonawcy oraz Inwestora. Globalne i lokalne zjawiska rynkowe, jakie miały miejsce w ostatnich latach, znacząco wpłynęły na wymagania dotyczące dokumentacji budowy, które są szczegółowo określane w umowach. Od oświadczeń o zapłacie, przez wymogi elektromobilności aż po rozbudowane niejednokrotnie klauzule waloryzacyjne – zakres wymaganych dokumentów stale rośnie. Nie kwestionując zasadności wprowadzanych zapisów warto zadać pytanie: czy Wykonawca obarczony tak dużą ilością obowiązków w zakresie dokumentów, jakie musi przygotowywać, jest w stanie skutecznie kontrolować ich jakość i utrzymywać ją na wysokim poziomie? Wyczerpująco opisała temat Agnieszka Rembowska w Biuletynie nr 77 w artykule: „Ocena złożoności mechaniki umów”
Odpowiedź na powyższe mogłaby wzbudzić żywą dyskusję. Jakość dokumentacji, przy założeniu odpowiedniego doświadczenia i kwalifikacji kadry, zawsze idzie w parze z czasem potrzebnym na jej przygotowanie. Kiedy czas jest ograniczony, jedynym rozwiązaniem wydaje się zwiększenie zasobów, a więc przydzielenie większej liczby osób do realizacji projektu, co nieuchronnie wiąże się ze wzrostem kosztów. W swojej pracy regularnie spotykam się z sytuacją, kiedy braki w dokumentach są wynikiem niedostatecznego składu kadry biura budowy. Problem ten dotyka zarówno inwestycji wartych kilka milionów, jak i tych liczonych w miliardach. Konsekwencją powyższego jest m.in. przedłużony czas pisemnej reakcji w trakcie – na etapie analizy terminowej pojawia się pytanie, dlaczego przygotowanie odpowiedzi przez Wykonawcę trwało kilka miesięcy. Wskazanie braków kadrowych jako usprawiedliwienia nie jest akceptowane w analizach terminowych. W rezultacie ten czas staje się odpowiedzialnością po stronie Wykonawcy i nie może być uznany za okoliczność usprawiedliwiającą opóźnienie w zakończeniu kontraktu.
Powyższe rozważania dotyczą głównie dokumentów, które są wymagane w świetle zapisów umowy. Wracając jednak ponownie do kwestii wydarzeń rynkowych, jakie w ostatnich latach miały miejsce na świecie i w Polsce, a więc przede wszystkim pandemia COVID-19 i zbrojna agresja Rosji na Ukrainę, które istotnie wpłynęły na sektor budowlany, należy zauważyć, że skuteczna dokumentacja budowy to coś więcej, niż tylko spełnienie wymagań formalnych. W artykule: „Akwizycja danych służących ocenie wpływu siły wyższej” (Biuletyn Konsultant, nr 61, kwiecień 2022 r.) Malwina Wawrzyńczak szeroko opisała jakie dane mogą stanowić podstawę do skutecznego wykazania wpływu pandemii oraz wojny na termin realizacji inwestycji. Udowodnienie spadku wydajności czy zaburzenia łańcucha dostaw nie jest proste. Wymaga od Wykonawcy rzetelnego podejścia do bieżących raportów postępu robót na budowie, ewidencji zasobów czy egzekwowania szczegółowych harmonogramów jako załącznika do umów podwykonawczych (na przykładzie harmonogramu dostaw). Co istotne, tego rodzaju dokumenty czy informacje nie muszą być wcale wymagane przez Inwestora. To Wykonawca, działając we własnym interesie, powinien je opracowywać i prowadzić systematycznie, traktując jako element strategii zarządzania ryzykiem i zabezpieczenia swoich roszczeń.
Obecne czasy i rozwój technologii przychodzą z pomocą – sektor budowlany nie pozostaje bowiem obojętny na rozwój narządzi opartych na sztucznej inteligencji, które mogą usprawnić wiele procesów. Dynamiczny rozwój AI daje wachlarz możliwości, aby sporządzanie dokumentów budowy znacznie przyspieszyć.
Narzędzia ai w procesie planowania budowy
Pojęcie planowania budowy obejmuje szereg działań podejmowanych przez zespół realizujący inwestycję, zarówno przed rozpoczęciem robót jak i w trakcie. W niniejszym opracowaniu skupię się na kwestii harmonogramu budowy, który stanowi dokument kontraktowy i narzędzie służące do skutecznego zarządzania budową, jak również narzędzie kluczowe (niejednokrotnie) do sprawnego i skutecznego rozstrzygania roszczeń. Należy bowiem pamiętać, że metodyka analiz terminowych opiera się przede wszystkim na identyfikacji zakłóceń w odniesieniu do poszczególnych zadań przewidzianych w harmonogramie.
Na jednej z inwestycji usłyszałem pytanie: „Dlaczego harmonogram nie jest wykonany w Excelu? W Excelu łatwiej byłoby czytać.” To pozornie prosta uwaga dobrze oddaje powszechną tendencję do utożsamiania „łatwości” z „użytecznością”. I jestem przekonany, że przywołany przypadek nie jest odosobniony. Należy bowiem spojrzeć na inwestycje budowlane szerzej niż tylko przez pryzmat wiadomości przekazywanych w popularnych serwisach informacyjnych, zawierających rubrykę dotyczącą nieruchomości i rozwoju. Serwisy te skupiają się na projektach o wielkiej skali, w których organizację i realizację zaangażowany jest sztab specjalistów, a budżety dają możliwość współpracy ze specjalistami m.in. w zakresie sporządzania harmonogramów. Tymczasem inwestycje budowlane to również budowy, które napotykamy przejeżdżając chociażby przez małe miejscowości. To lokalna infrastruktura, niewielkie budynki przemysłowe czy mieszkalne. Te również wymagają odpowiedniego zaplanowania, a niejednokrotnie występują spory czy roszczenia. W kontekście powyższego wróćmy więc do przywołanej na wstępie niniejszego akapitu parafrazy i zastanówmy się, co znaczy ŁATWIEJ.
Czy harmonogram może być łatwy? I czy pozornie łatwy harmonogram to skuteczny i jakościowy harmonogram?
W praktyce harmonogram często bywa traktowany po macoszemu – opracowywany w pośpiechu, tuż po podpisaniu umowy, bez pełnych danych. Tymczasem to poważny błąd, który może kosztować Wykonawcę bardzo wiele. Harmonogram to nie tylko wykres Gantta – to baza wiedzy o projekcie, odzwierciedlająca plan działania, założenia ofertowe, logiczne powiązania między zadaniami, ryzyka i zapasy czasu. Analizując spory terminowe zwracam uwagę na kluczową rolę dobrze przygotowanego harmonogramu. Z tej perspektywy „łatwym” mogę nazwać ten harmonogram, który został przygotowany z należytą starannością i jest skuteczny. „Łatwość” harmonogramu nie polega bowiem na prostocie jego struktury, lecz na łatwości interpretacji danych, wynikającej z ich jakości i spójności. Dla przypadku, w którym harmonogram jest ogólny i sprowadza się do kilku pozycji, w ramach których Wykonawca ma do zrealizowania szeroki zakres prac, weryfikacja czy zaistniałe zakłócenia realizacyjne usprawiedliwiają końcowe opóźnienie terminu inwestycji jest skomplikowana. Jak bowiem udowodnić, który zakres prac leżał na ścieżce krytycznej? Analiza terminowa opiera się na określeniu efektywnego czasu oddziaływania zdarzeń zakłócających. Efektywnego, a więc uwzględniającego całkowite zapasy czasu dla poszczególnych zadań. Z kolei całkowity zapas czasu to informacja wynikająca właśnie z założeń harmonogramu budowy.
W swojej pracy spotkałem się z przypadkiem, gdy zatwierdzony harmonogram bazowy – złożony po podpisaniu umowy – zawierał jedynie zagregowane pozycje: „wykonanie robót dla etapu 1”, „etapu 2” i „etapu 3”. W ramach wieloletniej realizacji inwestycji Wykonawca napotkał szereg zakłóceń wpływających na termin zakończenia robót. Analiza wykonana metodą As Planned vs As Built, czyli retrospektywną metodą porównującą terminy planowane z rzeczywistymi, wymagała odniesienia poszczególnych zdarzeń zakłócających do konkretnych zakresów prac, których dotyczyły. Należało więc określić zarówno planowany pierwotnie czas realizacji danego zakresu, jak i rzeczywisty – wynikający np. z harmonogramu powykonawczego, wpisów w Dzienniku budowy lub innych dokumentów potwierdzających daty wykonania. W tym przypadku ogólne pozycje harmonogramu bazowego nie stanowiły jednak wiarygodnego punktu odniesienia. Nie dawały informacji, ile czasu Wykonawca przewidział np. na prace sanitarne, które – zgodnie z zasadami analizy terminowej – powinny zostać porównane z rzeczywistym czasem ich wykonania, aby ocenić, czy zakłócenia usprawiedliwiały wydłużenie realizacji. W takich sytuacjach pozostaje jedynie sięgnąć po wewnętrzne dokumenty lub oświadczenia Wykonawcy, które precyzują, jaki czas w ramach „wykonanie robót dla etapu 1” był zakładany na potrzeby wykonania np. prac sanitarnych. Trzeba jednak podkreślić, że moc dowodowa takich materiałów jest znacznie mniejsza niż harmonogram zatwierdzony przez Inwestora, zawierający odpowiedni poziom szczegółowości i podziału prac. Ten przykład doskonale pokazuje, jak istotne jest rzetelne przygotowanie harmonogramu budowy. Tylko taki dokument może skutecznie służyć nie tylko bieżącej kontroli przebiegu projektu, lecz także jako wiarygodny punkt odniesienia w przypadku sporów i analiz terminowych.
W codziennej praktyce analitycznej widać wyraźnie, że najczęstsze problemy z harmonogramami wynikają nie z błędów technicznych, ale z braku rzetelnych danych wejściowych (do czego należy skategoryzować również podany w przykładzie brak szczegółowego rozbicia zakresów robót i ich zagregowanie do jednej pozycji). Planista budowy powinien zebrać pełny zakres rzeczowy inwestycji, ustalić zasoby i ograniczenia organizacyjne, określić ramy czasowe kontraktu i opracować logikę realizacji uwzględniającą ryzyka. Tylko wówczas harmonogram może pełnić swoją podwójną rolę – zarządczą i dowodową.
Pozostając na gruncie interpretacji przywołanej na wstępie parafrazy i „łatwości” harmonogramu nie sposób nie podjąć się w analizy tematu przygotowywania harmonogramu budowy w dobie AI. Sztuczna inteligencja nie omija branży budowlanej, a jej odpowiednia implementacja może być w niedalekiej przyszłości wyznacznikiem rynku. Transformacja cyfrowa, której proces z sukcesem jest prowadzony również w firmie CAS, daje możliwość realizacji zadań przy wykorzystaniu narzędzi opierających się na AI. Zastrzegając brak lokowania produktu, dokonałem weryfikacji możliwości jednego z ogólnodostępnych narzędzi AI (ChatGPT) w kontekście przygotowania harmonogramu budowy.
Na wstępie – czy AI jest w stanie przygotować harmonogram budowy? • Rysunek 1
Zgodnie z załączonym fragmentem rozmowy z ChatGPT sporządzanie harmonogramu budowy nie jest obce dla sztucznej inteligencji. System potrafi wskazać wymagane dane wejściowe, takie jak: rodzaj inwestycji, zakres prac, ramy czasowe realizacji, dostępne zasoby oraz priorytety organizacyjne. Czy są to te same informacje, które musi zebrać Planista przystępując do opracowania harmonogramu?
Rodzaj inwestycji – naturalna informacja wynikająca z podstawowych danych o przedmiocie inwestycji, dla której harmonogram ma zostać sporządzony. Bez wątpienia kwestia niezbędna do rozpoczęcia procesu przygotowywania harmonogramu.
Zakres prac – jest to kwestia kluczowa, od której zależy jakość przyszłego harmonogramu. Zarówno w przypadku jego sporządzania przez Planistę jak też wykorzystywania AI, określeniu zakresu prac należy poświęcić szczególną uwagę. Czy może to zostać zautomatyzowane przez sztuczną inteligencję? Bez wątpienia specjalistyczne narzędzia, które mają możliwość analizy dokumentacji projektowej i dokumentów kontraktowych, jakie zostaną udostępnione, mogą wyręczyć człowieka w tej płaszczyźnie. Nie pozostawiałbym tego jednak wyłącznie AI. Określenie zakresu prac, z uwzględnieniem założeń organizacyjnych i technologicznych to kwestia strategii przyjętej przez zespół realizujący inwestycję budowlaną.
Dostępny czas realizacji – czas trwania inwestycji określają zapisy umowy. Stąd ogólne ramy czasowe są danymi, które można zaimplementować do AI w oparciu o kontrakt.
Dostępne zasoby – prawidłowe zaplanowanie budowy powinno uwzględniać zasoby przewidziane do realizacji poszczególnych zakresów prac.
Priorytety – pod tym pojęciem AI oczekuje określenia kwestii, które stanowią zarówno założenia organizacyjne jak i strategiczne dla realizacji Inwestycji.
Podsumowując powyższe należy wskazać, że AI w swoich działaniach opiera się na danych, których zebranie i opracowanie jest niezbędne również na etapie przygotowywania harmonogramu przez Planistę.
W ramach dalszego eksperymentu na potrzeby niniejszego artykułu wprowadziłem do ChatGPT przykładowe dane Rysunek 2
Sztuczna inteligencja wygenerowała harmonogram w wersji pliku CSV do zaimportowania w MS Project. Dodatkowo otrzymałem kilka słów wyjaśnienia: • Rysunek 3
Analiza harmonogramu wykonanego przez sztuczną inteligencję szczególnie zaskakuje w zakresie doboru zakresów robót, które mogą być prowadzone równolegle. • Rysunek 4
Zgodnie z powyższym wycinkiem, AI przyjął realizację prac związanych z przebudową sieci teletechnicznej po zakończeniu przebudowy sieci wod.-kan. i równolegle z rozpoczęciem wymiany gruntu i wykonania podbudowy. Przy czym wymiana gruntu stanowi zadanie, które nie wynikało z przekazanych założeń, ale zostało wprowadzone przez AI. Należy wskazać, że założenie przyjęte przez sztuczną inteligencję nie jest błędne, szczególnie uwzględniając, że przebudowa sieci teletechnicznych trwa zdecydowanie krócej niż wymiana gruntu i wykonanie podbudowy, które mogłoby zostać rozpoczęte równolegle na wolnym froncie. Zastrzeżenia można mieć do przyjętej równoległości prac polegających na ustawianiu krawężników i wykonywaniu warstwy wiążącej.
Zwiększenie poziomu złożoności założeń realizacyjnych
Idąc krok dalej sprawdziłem, jak ChatGPT poradzi sobie z uszczegółowieniem założeń realizacyjnych do uwzględnienia w harmonogramie. Poprosiłem go o modyfikację wykonanego harmonogramu polecając: „zmień wykonany harmonogram uwzględniając, że ekipy od przebudowy sieci nie mogą schodzić na miesięczne przerwy tylko muszą mieć zapewniony ciągle front lub maksymalnie w podziale na dwa okresy; wskaż mi na kiedy zgodnie z harmonogramem muszę zamówić pierwsze dostawy kruszywa i płyt chodnikowych”. W odpowiedzi ChatGPT wskazał następujące: • Rysunek 5
Interpretacja otrzymanej odpowiedzi może dawać nadzieję, że podane uszczegółowienie założeń nie stanowi problemu dla sztucznej inteligencji. Co więcej, również w zakresie zamówień materiałów ChatGPT bez problemu przedstawił podsumowanie z kluczowymi datami: • Rysunek 6
Zastrzeżenia do pracy AI pojawiają się dopiero, kiedy wygenerowany plik zaimportowałem do programu MS Project. Okazało się bowiem, że ChatGPT zmodyfikował dane poprzez znaczące ograniczenie szczegółowości – pozycje w harmonogramie zostały scalone do zadań dotyczących poszczególnych zakresów, a tym samym harmonogram został uproszczony z pominięciem danych zaimplementowanych w pierwszym kroku.
Odnotowując powyższe zwróciłem się ponownie o zmianę i poprawienie pliku.
Kolejne iteracje
ChatGPT podjął się poprawienia przygotowanego harmonogramu w odpowiedzi na zgłoszone mu uwagi. Niestety to wiązało się z kolejnym błędem – uszczegółowiony harmonogram został pozbawiony założenia ciągłości prac ekip od przebudowy sieci.
Kolejne zgłoszenie zastrzeżeń doprowadziło do interesującej odpowiedzi. ChatGPT nie przygotował bowiem pliku, ale wpierw zwrócił się z następującym pytaniem: • Rysunek 7
ChatGPT sam rozważył dwie możliwe wersje organizacji budowy. To bez wątpienia moment wart odnotowania – narzędzie nie tylko reaguje na polecenia, ale też potrafi analizować różne scenariusze działania. Czy w ten sposób dostrzegło błąd we wprowadzonych założeniach? Niekoniecznie. Analiza sugerowanych wariantów wskazuje raczej, że problemem była zbyt mała precyzja danych wejściowych.
ChatGPT oczekuje od użytkownika informacji, które w istocie stanowią strategię budowy i zestaw decyzji organizacyjnych. To zadania, które w tradycyjnym procesie podejmuje planista – we współpracy z zespołem realizującym inwestycję.
W dalszej części rozmowy ChatGPT zauważył również, że przy zadanym czasie realizacji nie da się utrzymać wszystkich wymagań organizacyjnych. Zaproponowało więc wydłużenie kontraktu, aby zapewnić ciągłość pracy ekip. To spostrzeżenie samo w sobie jest cenne – pokazuje, że AI potrafi analizować zależności między czasem, zasobami i założeniami organizacyjnymi. Jednocześnie jest to sygnał dla użytkownika, że warto zweryfikować realność własnych założeń. Być może konieczne jest zwiększenie liczby ekip lub zmiana organizacji robót, aby harmonogram był spójny i wykonalny.
Po wprowadzeniu dodatkowych danych AI wygenerowała kolejną wersję harmonogramu do zaimportowania w MS Project. Można było oczekiwać, że tak długa interakcja doprowadzi do uzyskania poprawnego pliku. Niestety, efekt był rozczarowujący – harmonogram ponownie zawierał błędy. Tym razem dotyczyły one powiązań między zadaniami, które nie zgadzały się z datami rozpoczęcia zadań w pliku CSV (data rozpoczęcia kilku zadań w pliku była sprzeczna ze wskazanymi w tym samym pliku powiązaniami – przy zastosowaniu tych powiązań terminy zadań były rozbieżne) i nie zapewniały ciągłości pracy ekip.
Okazało się więc, że uszczegółowienie założeń stanowi dla AI istotną barierę. ChatGPT dobrze radzi sobie z prostymi relacjami, ale im bardziej złożony staje się model organizacyjny budowy, tym trudniej mu zachować poprawność logiczną i techniczną harmonogramu.
Wnioski
Jak widać, ChatGPT może być niezwykle przydatnym narzędziem do przygotowywania prostych harmonogramów, ale wymaga od Planisty szczególnej uwagi i precyzyjnego określenia założeń. Co więcej, złożone założenia stanowią trudność dla AI i próba ich uzyskania wymaga długiej pracy z tym narzędziem. Szczególnie wysokie ryzyko dostrzegam w powiązaniach stanowiących serce każdego harmonogramu, które to powiązania międzyzadaniowe są przez ChatGPT określane w najprostszy sposób bądź – w trudniejszych przypadkach – błędnie. Domyślnie bowiem ChatGPT zastosował wyłącznie powiązania typu ZR. Dostrzec również można (Rysunek 4), że część zadań pozostała z niepowiązanym terminem zakończenia. Tym samym zadania te cechuje duży zapas czasu, który w rzeczywistości może nie mieć odzwierciedlenia. Taka sytuacja jest również groźna w kontekście omawianych wcześniej sporów i wyznaczania efektywnego czasu trwania zdarzeń zakłócających. W świetle dowodowym trudno będzie bowiem wykazać, że zdarzenia, które zakłóciły takie zadania miały wpływ na termin realizacji całej inwestycji i usprawiedliwiają ewentualne opóźnienie.
Harmonogram w ai – czy można?
Podsumowując, przeprowadzony eksperyment związany z przygotowaniem harmonogramu budowy przy pomocy AI pozwala z optymizmem patrzeć na AI jako narzędzie wsparcia i zautomatyzowania pewnych czynności w prostych procesach planistycznych. Narzędzia oparte na AI mogą ułatwiać wizualizację postępu i poprawiać komunikację między stronami kontraktu. Niemniej daleki jestem od konkluzji, że AI może zastąpić Planistów i wyeliminować czynnik ludzki z procesu harmonogramowania budowy. Warto pamiętać, że żadne narzędzie nie zastąpi jakości danych, rzetelności opracowania i kompetencji Planisty. Sztuczna inteligencja może wspierać proces planowania, ale nie zwalnia z obowiązku strategicznego myślenia i odpowiedzialnego podejścia do dokumentowania przebiegu budowy. Na tym jednak nie koniec, ponieważ obserwując bardzo dynamiczny rozwój AI , a szczególnie modeli językowych można liczyć, że kolejne ich generacje będą w stanie w wiele precyzyjniej wykonywać nasze polecenia. Wykonanie więc nawet złożonego harmonogramu z wykorzystaniem AI nie powinno stanowić problemu w najbliższej przyszłości.