Project monitoring – czyli nadzór nad inwestycją z ramienia instytucji finansującej

WSTĘP

Finansowanie lub refinansowanie inwestycji budowlanych stanowi powszechną praktykę rynkową. Do najczęstszych powodów, dla których inwestorzy decydują się na pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania przedsięwzięć, należą:

• brak wystarczających środków własnych na potrzeby realizacji projektu,
• optymalizacja płynności finansowej: zamiast angażować własny kapitał, inwestor może przeznaczyć go na inne projekty, finansując budowę za pomocą np. kredytu (efekt dźwigni finansowej),
• w przypadku refinansowania zakończonych i sprzedanych inwestycji: możliwość odzyskania zainwestowanych środków i przeznaczenia ich na kolejne przedsięwzięcia.

Niezależnie od motywów podejmowanych decyzji, pewne jest, że w przypadku finansowania bądź refinansowania inwestycji konieczne będzie powołane Project Monitora,

Project Monitor, czyli kto?

Wymóg powołania Project Monitora często nazywanego również Bankowym Inspektorem Nadzoru lub Niezależnym Doradcą Technicznym wynika bezpośrednio z zapisów umów zawieranych pomiędzy instytucją finansującą (np. bankiem lub funduszem inwestycyjnym) a inwestorem. Obecność Project Monitora jest niezbędna zarówno na etapie realizacji inwestycji, jak i po jej zakończeniu. Na podstawie (między innymi) pozytywnego raportu otwarcia oraz rekomendacji Monitora, instytucja finansująca podejmuje decyzję o rozpoczęciu finansowania bądź refinansowania przedsięwzięcia. Transze środków są wypłacane inwestorowi lub bezpośrednio jego kontrahentom (np. wykonawcom) na podstawie pozytywnych raportów okresowych.

Project Monitor powoływany jest najczęściej przez bank lub fundusz inwestycyjny. Praktyka rynkowa dopuszcza jednak możliwość, aby inwestor zaproponował kandydata na tę funkcję, pod warunkiem, że zostanie on uprzednio zaakceptowany przez instytucję finansującą (po przejściu stosownego procesu weryfikacyjnego).

Do podstawowych obowiązków Project Monitora należy sporządzanie dla instytucji finansującej raportów otwarcia, pośrednich oraz okresowych. Raport otwarcia stanowi podstawę do podjęcia decyzji o uruchomieniu finansowania lub refinansowania, natomiast raporty pośrednie są podstawą do wypłaty kolejnych transz kredytu.

Podstawowe zadania Project Monitora i zakres raportów technicznych

Project Monitor to „oczy oraz uszy” instytucji finansującej, którą reprezentuje na realizowanej inwestycji. Do głównych zadań Project Monitora należą:

Ocena harmonogramu i kosztorysu inwestycji: weryfikacja wykonalności oraz realności budżetu przedstawionego przez inwestora, Kontrola postępu prac budowlanych: regularne wizyty na placu budowy w celu sprawdzenia rzeczywistego zaawansowania prac zgodnie z harmonogramem oraz identyfikacji potencjalnych zagrożeń technicznych, finansowych i organizacyjnych,

Weryfikacja zgodności z pozwoleniami i dokumentacją techniczną: kontrolowanie czy prace są prowadzone zgodnie z projektem budowlanym, pozwoleniem na budowę oraz przepisami prawa,

Weryfikacja kosztów i kontrola budżetu: analiza ponoszonych kosztów oraz zgodności wydatków z kosztorysem, jak również wskazywanie ewentualnych przekroczeń budżetu i ich przyczyn,

Potwierdzanie zasadności wypłaty transz kredytu: ocena czy inwestor zrealizował właściwy zakres prac, który uprawnia do uruchomienia kolejnej transzy finansowania,

Sygnalizowanie zagrożeń, ryzyk: informowanie banku o wszelkich nieprawidłowościach, opóźnieniach, ryzykach prawnych lub technicznych, które mogą wpłynąć na przebieg inwestycji,

Raportowanie do banku: sporządzanie raportów – wstępnego, okresowych oraz końcowego zgodnie z wytycznymi i oczekiwaniem instytucji finansującej.

Kiedy Project Monitor pojawia się na projekcie?

Co do zasady Project Monitor pojawia się na projekcie w momencie, kiedy bank lub fundusz zamierza uruchomić finansowanie inwestycji. Z reguły raport otwarcia połączony jest z potwierdzeniem wniesienia wkładu własnego niezbędnego do uruchomienia procesu finansowania.

Jako Project Monitor pamiętam czasy, kiedy przyjeżdżałem na budowę na wizję w ramach raportu otwarcia w momencie tzw. „dziury w ziemi”. Z biegiem lat sytuacja się zmieniła i banki ograniczając swoją ekspozycję na ryzyko, uruchomiają proces kredytowania zdecydowanie na późniejszych etapach. Obecnie zdarzają się inwestycje, gdzie Project Monitor zostaje powołany w ramach raportu otwarcia na etapie ok 90% zaawansowania prac budowlanych i po spełnieniu dodatkowych warunków np. podpisania przez Inwestora umowy na komercjalizację realizowanego obiektu. Takie rozwiązanie przenosi ciężar ryzyka w najbardziej newralgicznej fazie budowy z instytucji finansującej na inwestora i jednocześnie skraca sam okres raportowania do banku.

Project Monitor – między bankiem a inwestorem

Zgodnie z przyjętą praktyką rynkową powoływania Project Monitora, raporty sporządzane są na zlecenie i zgodnie z wytycznymi banku lub instytucji finansującej. Co do zasady Monitor reprezentuje właśnie te instytucje w trakcie realizacji inwestycji, jednak płatnikiem za wykonane raporty pozostaje inwestor. W rezultacie inwestor nierzadko postrzega siebie jako zleceniodawcę. Taka specyfika osadzenia w projekcie wymaga od Monitora znacznego poziomu asertywności oraz jednoznacznego określenia swojej roli, wskazania strony, którą reprezentuje, a także celu prowadzonego zadania, aby uniknąć nieporozumień na późniejszych etapach realizacji inwestycji.

Dobre praktyki monitoringu inwestycji

Każdy Project Monitor posiada swój zakres narzędzi oraz indywidualny sposób pracy i raportowania, poniżej przedstawiam kilka ważnych zakresów na które warto zwrócić szczególną uwagę podczas prowadzenia procesu monitoringu.

Weryfikacja Dziennika Budowy podczas cyklicznych wizyt: jest to niezwykle istotny element, pozwalający bardzo często na uchwycenie pierwszych sygnałów potencjalnego ryzyka. Ze swojej praktyki, przed pojawieniem się na budowie proszę, aby Dziennik Budowy był aktualny z wpisami zarówno Kierownika Budowy jak również Kierowników Branżowych oraz Inspektorów Nadzoru. Sygnałem ostrzegawczym może być np. brak aktualnych wpisów do Dziennika Budowy co może zwiastować, że z jakiegoś powodu Kierownik nie chce, bądź nie może wykonywać wpisów (może to być spowodowane np. procedowanym zamiennym pozwoleniem na budowę w związku z wprowadzonymi zmianami istotnymi w stosunku do projektu budowlanego).

Innym ważnym aspektem, na który chciałbym zwrócić uwagę jest dokładna weryfikacja na etapie raportu wstępnego oraz w późniejszych raportach kwestii posiadania warunków technicznych, uzgodnień, umów na wykonanie przyłączy oraz zjazdu na drogę publiczną z terenu realizacji inwestycji. Z praktyki widzę, że zakres ten (zwłaszcza przyłącza i uzgodnienia z gestorami) jest jednym z podstawowych powodów opóźnień w późniejszym etapie realizacji inwestycji.

W ramach oceny i późniejszej kontroli budżetu zalecam zweryfikowanie czy w jego obrębie uwzględnione są niezbędne zakładane koszty zgodne z umowami np. z Generalnym Wykonawcą oraz kontraktami odrębnymi wraz z niezbędną rezerwą na koszty nieprzewidziane. Standardowa struktura takiego budżetu powinna zawierać jako minimum pozycje jak: koszt nabycia gruntu, koszty twarde (budowa), koszty miękkie, koszty finansowe oraz rezerwę.

Dodatkowym zakresem, który wymaga szczególnej uwagi są faktury przedstawione do weryfikacji oraz ich zgodność z zaakceptowanym budżetem – jedynie ich rzetelna weryfikacja umożliwi uruchomienie kredytu w obrębie właściwych kosztów dotyczących wyłącznie realizowanej inwestycji. Dane przedsięwzięcie może być realizowane jako jedna z kilku inwestycji w ramach tej samej spółki celowej. Dlatego konieczna jest dokładna weryfikacja faktur za roboty budowlane (obowiązkowo włącznie z protokołami przerobowymi) w celu wy chwycenia faktur niezgodnych z zaakceptowanym budżetem czy projektem.

Podczas wykonywania raportu końcowego, pomimo przedstawienia przez inwestora prawomocnego Pozwolenia na Użytkowanie, warto jest poprosić o przedstawienie osobno stanowisk: KMPSP (Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej) oraz PSSE (Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej) w celu weryfikacji czy instytucje te nie wniosły dodatkowych uwag, uwarunkowań w zakresie uzyskania pozwolenia na użytkowanie.

Nie do przecenienia jest również sama wizja na budowie i „czucie budowy” – rozmowa z nadzorem podczas wizji oraz śledzenie dynamiki realizowanych prac jest bardzo ważna i doświadczony Project Monitor powinien kłaść duży nacisk na ten zakres. Umożliwi to zaobserwowanie pierwszych oznak możliwych opóźnień oraz tzw. „red flags”.

Na koniec chciałbym zwrócić uwagę na właściwie i wyważone wskazywanie poziomów ryzyka występującego na projekcie. To, że w trakcie realizacji inwestycji pojawią się ryzyka jest pewne, kluczowa jest jednak jego precyzyjna identyfikacja oraz ocena i propozycja zarządzenia nim, aby w alarmistycznym tonie nie zniechęcić instytucji finansującej. W końcu w interesie każdej strony jest utrzymanie płynności finansowej projektu w celu niezakłóconego przepływu kapitału od finansującego do inwestora a następnie podwykonawców w celu ukończenia inwestycji z sukcesem i na czas. Trzeba uważać na niewłaściwe, nadmierne zaadresowanie występującego problemu, które mogłoby doprowadzić do wstrzymania finansowania. Należy pamiętać, że nie zawsze po stronie banku czy funduszu osoba weryfikująca raporty z kontroli posiada wykształcenie techniczne, a kluczowe decyzje w zakresie uruchomienia finansowania są podejmowane między innymi w oparciu o raporty Monitora.

Rzeczywiste możliwości nadzoru inwestycji przez

Project Monitora W praktyce funkcja Project Monitora ogranicza się do wykonania obszernej analizy w zakresie dokumentacji projektowej i dokumentacji formalnej w ramach przygotowania raportu otwarcia oraz bieżącego nadzoru podczas cyklicznych wizji na budowie. Wizyty standardowo podążają wraz za uruchomieniami transz i najczęściej odbywają się raz w miesiącu, raz na kwartał. Długość i rzetelność kontroli zależą od Project Monitora jednak wizja wykonywana z taką częstotliwością nie pozwala na wychwycenie wszystkich najdrobniejszych zmian na realizowanym projekcie. Zdecydowanie takie zadanie należy do Inspektorów Nadzoru pełniących funkcję w znacznie szerszym zakresie w ramach swojej specjalizacji. Sprawne przeprowadzenie procesu monitoringu ze względu na swój ograniczony zakres wymaga współpracy monitora z uczestnikami procesu budowlanego, transparentnej komunikacji, dokładnej weryfikacji Dziennika Budowy a niekiedy również weryfikacji raportów miesięcznych przygotowywanych przez firmy dostarczające usługę zarządzania projektem czy nadzoru inwestorskiego. Dobrym rozwiązaniem jest również wymaganie składania oświadczeń przez Kierownika Budowy wskazujących, że w okresie raportowanym nie dokonano zmian istotnych w ramach realizowanej budowy. #3 Podsumowanie

Nadzór Project Monitora wymagany jest przy realizacji przedsięwzięć budowlanych będących przedmiotem finansowania bądź refinansowania przez banki oraz fundusze inwestycyjne. To w oparciu raporty Bankowego Inspektora Nadzoru dokonywane są wypłaty transz przez instytucję finansującą na rzecz inwestora bądź jego kontrahentów.

Zakres oczekiwań instytucji finansujących wobec raportów technicznych determinuje konieczność posiadania przez Project Monitora odpowiedniego doświadczenia oraz umiejętności syntetycznego przedstawiania kluczowych informacji istotnych z punktu widzenia banku lub funduszu inwestycyjnego.

Bankowy Inspektor Nadzoru powinien dysponować nie tylko szeroką wiedzą techniczną, lecz również swobodnie poruszać się w zagadnieniach prawnych, finansowych oraz kontraktowych. Dodatkowo niezwykle ważne są umiejętności miękkie, komunikatywność oraz odporność na stres zwłaszcza do pracy pod presją czasu.

Zakres kontroli i nadzoru sprawowanego przez Project Monitora jest ściśle określony i ogranicza się do umownie zdefiniowanych zadań. Najważniejszym z nich będącym efektem raportów jest jednak minimalizacja ryzyka związanego z finansowanym przedsięwzięciem. W przypadku wystąpienia ryzyka konieczna jest jego identyfikacja a następnie ocena i właściwe zarządzenie w celu zminimalizowania wpływu na oczekiwany rezultat, czyli: terminowe zakończenie inwestycji i uzyskanie pozwolenia na użytkowanie. Wyłącznie przekazanie precyzyjnego raportu do instytucji finansującej umożliwi podjęcie działań zaradczych, ograniczających ewentualne negatywne konsekwencje dla realizacji projektu.