Spory budowlane do mediacji

Spory budowlane od lat należą do najbardziej czasochłonnych i wymagających postępowań sądowych. Obszerność materiału dowodowego, w tym dokumentacji technicznej, analiza złożonych kontraktów budowlanych i wzajemnych relacji poszczególnych uczestników procesu budowlanego, często wysokie kwoty zaangażowanego kapitału oraz konieczność opiniowania przez biegłych sprawiają, że takie procesy mogą trwać nawet kilka lat w pierwszej instancji. Remedium na odciążenie sądów od tej kategorii sporów i odpowiedzią na ww. problemy mają być nadchodzące zmiany procedury cywilnej.

Z dniem 1 marca 2026 r. wejdą w życie znowelizowane ¹ przepisy kodeksu postępowania cywilnego (KPC), które zmienią dotychczasowy schemat prowadzenia sporów gospodarczych związanych ze sprawami budowlanymi.

Sąd obowiązkowo skieruje strony do mediacji

W myśl nowego przepisu art. 458 (3a) § 1 KPC w sprawach wynikających z umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych, sąd przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę, będzie miał obowiązek skierować strony do mediacji.

Regulacja ta nie wprowadza jednak obligatoryjnej mediacji, a jedynie przewiduje obligatoryjne kierowanie do niej w sprawach z umów o roboty budowlane. Sama mediacja nadal pozostanie dobrowolna, bo strona skierowana do mediacji w tym obligatoryjnym trybie będzie mogła zgodnie z art. 1838 § 2 KPC sprzeciwić się jej w terminie tygodnia od dnia doręczenia jej postanowienia kierującego ją do mediacji. Tutaj jednak ustawodawca przewidział sankcje za odmowę poddania się mediacji. Stosownie do obowiązującego od 1 marca 2026 r. dodanego art. 103 § 3 pkt 1 KPC, jeżeli strona bez uzasadnionej przyczyny odmówiła poddania się mediacji, sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, włożyć na tę stronę obowiązek zwrotu kosztów w części wyższej, niż nakazywałby to wynik sprawy, a nawet zwrotu kosztów w całości. Mechanizm ten ma z pewnością za zadanie racjonalne podejmowanie decyzji w sprawie mediacji, ale też samo wzmocnienie jej roli, bez pozbawienia stron prawa do odmowy udziału w postępowaniu mediacyjnym.

Nowe przepisy mają tak zwolenników, jak przeciwników. Pojawiają się głosy o naruszeniu zasady dobrowolności mediacji na skutek odgórnej decyzji o skierowaniu sprawy do mediacji. Istnieją też obawy co do wydłużania postępowań na skutego obowiązkowego mediacyjnego etapu, zwłaszcza w sytuacji gdy przedmiotem sporu są roszczenia związane jedynie z zapłatą wynagrodzenia wynikającego z faktury. Warto jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 4583a §2 KPC, obligatoryjnego kierowania do mediacji w sprawach budowlanych nie stosuje się do spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym albo postępowaniu nakazowym (czyli takich, w których najczęściej na podstawie faktury wydawane są nakazy zapłaty). Jednak jeśli w tych postępowaniach wniesiono skuteczny sprzeciw lub zarzuty od nakazu zapłaty, obowiązek skierowania stron do mediacji nadal pozostawał będzie aktualny. Niezależnie od mediacji do której sprawa została skierowana, zgodnie z nowym art. 4583a § 3 KPC sąd podejmuje czynności służące do przygotowania posiedzenia przygotowawczego albo rozprawy. Sam zaś fakt, że strona będzie mogła się sprzeciwić prowadzeniu mediacji świadczy o tym, że nie pozbawiono jej atrybutu dobrowolnego udziału w tej procedurze.

Dlaczego akurat spory budowlane?

Po pierwsze, jest to kategoria spraw mających zdatność mediacyjną i ugodową. W większości przypadków ich przedmiot dotyczy szeroko pojętego rozliczenia za wykonane prace (wynagrodzenie umowne, wynagrodzenie za prace dodatkowe, solidarna odpowiedzialność inwestora i generalnego wykonawcy wobec podwykonawcy, waloryzacja wynagrodzenia, zwrot kaucji), albo odpowiedzialności za nieterminową czy wadliwą realizację robót (kary umowne, roszczenia z rękojmi i gwarancji). Wynikające z tego tytułu roszczenia mogą być przedmiotem ugody oraz przedmiotem mediacji.

Nierzadko roszczenie objęte sporem to tylko część problemu, bo w tle są inne, wzajemnie powiązane żądania strony inicjującej proces albo jej przeciwnika procesowego, wynikające z rozliczenia tej samej lub oddzielnej inwestycji. Przedmiotem mediacji mogą być natomiast nie tylko roszczenia wynikające z pozwu, ale też objęte zarzutem potrącenia czy będące przedmiotem innych postępowań między stronami. Oczywiście może to wiązać się z koniecznością rozszerzenia mediacji także o mediację umowną dla roszczeń nie objętych postępowaniem sądowym, co jednak przy sprawnie prowadzonej przez mediatora mediacji może okazać się bardziej efektywnym rozwiązaniem. Przemawia za tym nie tylko możliwość kompleksowego uregulowania stosunków między stronami na tle danej inwestycji, ale także dopuszczalność takiego rozwiązania na tle przepisów procedury cywilnej (art. 18313 § 2 KPC).

Po drugie, przed wprowadzeniem w życie znowelizowanych przepisów Instytut Wymiaru Sprawiedliwości przeprowadził analizę ² dotyczącą załatwienia spraw cywilnych w drodze mediacji w poszczególnych sądach powszechnych. Wśród dobrych praktyk mających sprzyjać upowszechnieniu mediacji mediatorzy zgłaszali, rozważenie szerszego propagowania mediacji przedsądowych, również poprzez wprowadzenie zachęt finansowych, jak też postulaty związane z obligatoryjnym kierowaniem wybranych spraw do mediacji, co miało wiązać się m.in. z podniesieniem poziomu kierowania spraw do mediacji i zwiększenia jej efektywności.

Po trzecie – jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej ³ KPC – wybór spraw objętych proponowanym mechanizmem wynika z charakteru sporów budowlanych, ich skali i złożoności, konieczności korzystania w toku procesu z licznych opinii biegłych celem wykazania zasady odpowiedzialności i wysokości żądania, z wysokich kosztów postępowania sądowego w tego rodzaju sprawach.

Po czwarte, pomysł na obligatoryjne kierowanie spraw do mediacji nie jest też całkowitą nowością. W zamówieniach publicznych już od 2021 r. obowiązuje przepis przewidujący obligatoryjne kierowanie niektórych spraw do mediacji. Mowa tu o art. 593 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320 t.j.), który dotyczy sporów wynikających z umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia na podstawie tej ustawy, o szacunkowej wartości określonej w przepisie oraz wartości przedmiotu sporu przewyższającej 100 000 zł. Ta regulacja poświęcona wyłącznie umowom zawieranym w trybie zamówień publicznych przewiduje szczególną rolę Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej RP jako ustawowo delegowanego do prowadzenia tego rodzaju mediacji. Jak wynika natomiast ze sprawozdania ⁴ z działalności tego Sądu za rok 2024 skuteczność w liczbie zawieranych ugód w przypadku mediacji sądowych w sprawach prowadzonych przez ten sąd osiągnięto na poziomie 71%, zaś długość postępowania wynosiła średnio (mediana) 5 miesięcy. Mediacje prowadzone są m.in. w sprawach dotyczących rozliczenia inwestycji i kar umownych, waloryzacji wynagrodzenia, a więc zasadnicza ich część dotyczy właśnie robót budowlanych. Te pozytywne doświadczenia Prokuratorii z pewnością dołożyły cegiełkę do wyboru spraw budowlanych jako kategorii sporów istotnych z punktu widzenia możliwości ugodowych.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Kilkumiesięczne mediacje zamiast długoletnich procesów przemawiają za tym, by dać mediacji zielone światło. Jako mediatorka obserwuję, że wiele mediacji nie dochodzi do skutku tylko dlatego, że strony sprzeciwiły się jej zastosowaniu i nie podjęły żadnej próby rozmowy. Tymczasem, jeśli uda się przekonać strony do podjęcia mediacji i próby dialogu, jej efekty są naprawdę zadowalające i satysfakcjonujące same strony. Oczywiście bez współpracy i woli co do ustępstw albo rozważania różnych perspektyw czy wariantów porozumienia trudno o jego wypracowanie.

Do tanga trzeba dwojga

Dwóch stron, wspólnych kroków. Z instruktorem, moderatorem z pewnością łatwiej zacząć. Tam gdzie za sporem sądowym stoi wyłącznie instrumentalne wykorzystanie mediacji do przedłużenia postępowania i odroczenia zapłaty, albo do pozyskania informacji o sytuacji przeciwnika, szanse na powodzenie mediacji są zrozumiale niskie. Jednak sąd przed rozpoznaniem sprawy także nie zna pobudek, priorytetów czy celów jakimi kierują się uczestnicy postępowania. Zna tylko dwie wizje danego stanu faktycznego i dwie racje.

Nierzadko strony przed procesem nawet nie podjęły albo nie miały możliwości podjęcia faktycznej rozmowy dotyczącej powstałego między nimi konfliktu. Często w obecności mediatora mają szansę na pierwszą komunikację i wypowiedzenie swojego stanowiska czy własnego punktu widzenia. Stąd pomysł o obligatoryjnym skierowaniu sporów budowlanych do mediacji przed pierwszą rozprawą przyjmuję za rozwiązanie słuszne i jak najbardziej pożądane, zwłaszcza na tle obecnej sytuacji w sądownictwie. Podobnie za prawidłowe uważam rozwiązanie polegające na sankcjonowaniu stron- które bez uzasadnionej przyczyny odmówiły poddania się mediacji- obowiązkiem zwrotu kosztów w części wyższej, niż nakazywałby to wynik sprawy, a nawet zwrotu kosztów w całości. Bez takich radykalniejszych działań, albo zachęt trudno o efekty mediacji i wybór tej ścieżki jako startu do rozwiązania sporu.

Bonus mediacyjny

Ustawodawca dostrzegł, że bonusem mediacji powinien być zwrot nie tylko opłaty sądowej od pozwu na etapie mediacji w toku I instancji, ale także bonus związany z ugodą w postępowaniu apelacyjnym. Od 1.03.2026 r. bonusem mediacyjnym będzie bowiem zwrot % uiszczonej opłaty od apelacji w przypadku zawarcia ugody przed mediatorem w postępowaniu przed sądem II instancji. Dla porównania – dotychczasowe przepisy przewidywały w II instancji jedynie zwrot połowy opłaty, i to wyłącznie w sytuacji zawarcia ugody przed sądem. Nowe rozwiązanie zapewnia więc wyraźnie większą korzyść finansową dla stron, które zdecydują się zakończyć spór polubownie w toku postępowania przed drugą instancją. To kolejny krok w kierunku promowania mediacji jako efektywnej alternatywy do kosztownego i czasochłonnego postępowania sądowego.

Budowanie kultury mediacji

Zabiegi ustawodawcy oceniam pozytywnie. Jak pokazują wspomniane analizy Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości, mediacje wciąż nie są w wystarczającym stopniu wykorzystywane, zwłaszcza biorąc pod uwagę długi czas oczekiwania na rozstrzygnięcia spraw gospodarczych w polskich sądach powszechnych.

Biorąc pod uwagę dane z Informatora Statystycznego Wymiaru Sprawiedliwości ⁵, w sądach powszechnych w 2024 roku liczba spraw, w których mediacja mogła być zastosowana, wyniosła 2 139 331, natomiast spraw, które do niej ostatecznie skierowano – 36 580. Wskaźnik mediacji wyniósł tym samym 1,7 proc. Bez bardziej radykalnych zmian w kontekście mediacji sytuacja nie ulegnie zmianie. Jedną kwestią są zmiany proceduralne i nowe rozwiązania mające na celu spopularyzowanie mediacji i większą liczbę spraw oddawanych tej ścieżce. Oddzielną sprawą pozostaje edukacja i budowanie kultury mediacji w Polsce. Tutaj istotna rola spoczywa przede wszystkim na sędziach, ale także na profesjonalnych pełnomocnikach. Wciąż bowiem część adwokatów i radców prawnych nie korzysta z mediacji, bo nie widzi w niej realnych korzyści ani dla siebie, ani dla klientów. Pełnomocnicy, podobnie jak wielu sędziów, zakładają często, że sami są najlepszymi negocjatorami — a skoro im nie udało się doprowadzić do ugody, to tym bardziej nie wierzą, że może się to udać mediatorowi. W efekcie doradztwo i wsparcie mediacji po prostu kuleje, i to wewnątrz samego środowiska prawniczego. A bez jego zaangażowania trudno mówić o prawdziwej kulturze mediacyjnej.

Zrozumieć mediację

Moja praktyka zawodowa wskazuje, że mediacja wymaga uważnego podejścia i przede wszystkim przygotowania. Kluczowe jest zrozumienie procesu, jasne określenie celów oraz przygotowanie merytoryczne. Grunt to nie zamykać się na jedną opcję, a przede wszystkim być czujnym i uważanym na sytuację procesową albo zmieniające się okoliczności sprawy. Czasami mediacja, która nie miała szans na starcie może okazać się najlepszym rozwiązaniem w toku procesu. W procesach budowlanych takim momentem zwrotnym często bywa opinia biegłego, która może diametralnie zmienić pozycję strony w procesie, przekonać do mediacji i otworzyć drogę do kompromisu.

Uczestnicząc w mediacjach, zauważyłam, że bez realnego zaangażowania wszystkich stron nie da się osiągnąć trwałego porozumienia. Tylko wtedy jest szansa na zbudowanie zaufania, że uzgodnienia nie pozostaną na papierze, lecz faktycznie zostaną wykonane. Kluczowe jest podejście do mediacji. Jeżeli nie zaczniemy traktować mediacji jako prawdziwych negocjacji — szansy na rozwiązanie sporu na własnych warunkach, zamiast delegować rozstrzygnięcie sądowi—społeczny potencjał mediacji pozostanie znikomy. To kwestia kultury, a nie samej procedury.

Wprowadzenie obowiązkowego kierowania sporów budowlanych do mediacji to krok w stronę bardziej efektywnego i mniej konfliktogennego systemu rozwiązywania sporów. Jeśli strony odpowiednio podejdą do tego procesu, mogą skrócić czas trwania sporów, obniżyć koszty i utrzymać relacje biznesowe, które w branży budowlanej są szczególnie ważne. Z perspektywy sądów to zaś szansa na realne odciążenie najbardziej przeciążonych wydziałów gospodarczych. Warto więc chyba zaryzykować i nie przekreślać z góry mediacji, zwłaszcza że korzyści mogą być więcej niż zadowalające.