Załączniki do elektronicznych faktur będą zmartwieniem w budowlance

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to projekt Ministerstwa Finansów mający na celu ujednolicenie i cyfrową transformację sektora fiskalnego w Polsce. Pierwotnie planowano, że wdrożenie KSeF nastąpi z początkiem 2024 roku, jednak termin ten był już  kilkukrotnie przesuwany, aby umożliwić dopracowanie założeń systemu, uwzględnić zgłaszane przez przedsiębiorców uwagi i potrzeby oraz zapewnić bezpieczeństwo wymienianych za pośrednictwem platformy danych. Obecny termin wdrożenia KSeF to 1 lutego 2026 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w swoim założeniu ma usprawnić obieg dokumentów poprzez wprowadzenie centralnego repozytorium faktur. Wystawianie faktury będzie polegać na tym, że po przygotowaniu jej w formacie zgodnym z wymaganiami KSeF (np. struktura logiczna FA(3)[1]), przedsiębiorca prześle ją bezpośrednio do systemu. Tam faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny oraz elektroniczny znacznik czasu. Dzięki temu zarówno wystawca, jak i odbiorca, będą mogli zyskać pewność co do integralności i autentyczności dokumentu.

Przyjmowanie faktury przez odbiorcę będzie sprowadzać się do uzyskania dostępu do niej bezpośrednio z systemu KSeF – na przykład poprzez odpowiednie oprogramowanie księgowe zintegrowane z KSeF, które „pobierze” fakturę na podstawie jej numeru. Odbiorca zyska w ten sposób łatwy wgląd do faktur, zawsze w jednej, spójnej formie, dostępnej z poziomu centralnego systemu. W efekcie cała komunikacja może stać się prostsza i bardziej przewidywalna, eliminując konieczność wielokrotnego przesyłania faktur w różnych formatach czy wersjach.

Ministerstwo Finansów postanowiło wykorzystać przesunięcie uruchomienia Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) na doszlifowanie jego bazowych założeń wsłuchując się w postulaty rynkowe i otwierając kolejne już konsultacje w tym zakresie. Wedle najnowszych deklaracji, KSeF ma – wbrew pierwotnym założeniom – umożliwiać przesyłanie załączników do e-faktur. Załącznik ma stać się integralną częścią faktury w związku z rozbudowaniem struktury logicznej FA(3). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami. Choć zakres podmiotów, które mogą z tej opcji skorzystać, ma nie zostać ograniczony, to samo Ministerstwo zwraca uwagę, iż koncepcja dedykowana jest podmiotom, które do faktury dołączają rozbudowane dane w zakresie miary, ilości i ceny towaru lub usługi. W efekcie, należy się spodziewać, że załączniki w KSeF wysyłać będą m.in. firmy fakturujące dostawę mediów, usług telekomunikacyjnych, czy dostawcy paliw. Innymi słowy, ze zmiany skorzystają podmioty, które konstruują załączniki w formie jednolitej, zasadniczo wypisując pewne powtarzalne elementy sumujące się de facto do sum pozycji wykazanych na fakturze – np. miejsce i liczba tankowań, liczba i wartość połączeń telefonicznych, ilość i wartość zużytej wody czy prądu w podziale na okresy rozliczeniowe. Czy to rozwiązuje problem załączników do e-faktur tak głośno podnoszony przez przedstawicieli biznesu?

Przyglądając się całemu procesowi wprowadzenia KSeF można odnieść wrażenie, że przy uzgodnieniach z biznesem całkowicie nieobecny był sektor budowlany. Warto przypomnieć, że zanim podjęto decyzję o odłożeniu uruchomienia systemu wiele firm podjęło wysiłek, żeby przygotować swoje organizacje na jego wdrożenie. W przypadku firm budowlanych problem był niebanalny, bowiem projektowany system w ogóle nie zakładał, żeby e-faktura miała jakiekolwiek załączniki. Jednak w przypadku sektora budowlanego rozliczenie robót de-facto nie dokonuje się na fakturze, ale właśnie na załącznikach, które potwierdzają wykonanie robót, odbiory, obmiary, protokoły, a często także rysunki powykonawcze. Faktura najczęściej zawiera kilka pozycji, które przywołują szczegółowe wyliczenia z załączników.

To oczywiście rodzi problem, ponieważ sama struktura e-faktury nie dawała możliwości odwołania się do załączników, które strony transakcji musiały w inny sposób powiązać z daną fakturą. Przykładowa płatność wymagałaby z jednej strony oddzielnego systemu do zbierania elektronicznych załączników do danej faktury i systemu KSeF, w którym rejestrowano e-fakturę. Warto jednak zwrócić uwagę, że w praktyce wprowadzenie systemu e-faktur nie wymagałoby wersji elektronicznych załączników, co może się wydawać całkowicie sprzeczne z ideą cyfryzacji.

Czy KSeF w nowej propozycji z załącznikami cokolwiek zmienia?

Biorąc pod uwagę rodzaj proponowanej zmiany, czyli możliwość dołączenia do wersji elektronicznej faktury wykazu lub zestawień należy ocenić, że problemu nie rozwiązano, a przynajmniej nie każdy będzie mógł z niej w pełni skorzystać. W dalszym ciągu do e-faktury nie będzie technicznej możliwości dołączenia wersji elektronicznej: obmiarów, protokołów, harmonogramów, uzgodnień, certyfikatów, modeli, projektów, rysunków, etc. Pod tym względem nic się nie zmienia, strony transakcji będą się musiały umówić w jaki sposób przekażą sobie załączniki, nie wyłączając możliwości takiej, że przekażą je sobie pocztą.

[1] Struktura logiczna FA(3) to zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów schemat danych, który określa format oraz układ informacji zawartych w e-fakturze. Oznacza to, że każda faktura przesyłana do KSeF musi być przygotowana według jednolitych, sztywnych reguł, obejmujących m.in. pola dotyczące sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji, cen, stawek podatku, czy dat. Dzięki temu każda faktura przesyłana do KSeF jest zgodna z tym samym standardem i może zostać jednoznacznie zinterpretowana, niezależnie od rodzaju działalności wystawcy czy używanego przez niego oprogramowania