Zamawiający zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej ustawą Pzp) zobowiązany jest przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Wymóg ten obliguje Zamawiającego do właściwego przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymaganiami art. 36 ustawy Pzp. W dokumencie tym Zamawiający jest zobowiązany ująć m.in. spójne i wyczerpujące dane niezbędne wykonawcom do dokonania prawidłowej wyceny składanych ofert. Pomimo tego obowiązku Polskie Prawodawstwo nie reguluje metodologii obliczania ceny. Powoduje to wieloaspektowe interpretacje a w konsekwencji prowadzi do nieporozumień między stronami. Przy braku jasnych wytycznych w zakresie metodologii sposobu obliczania ceny, Zamawiający często stoi przed trudnym zadaniem sporządzenia SIWZ w sposób nienaruszający zapisy ustawy Pzp. Ponadto doświadczenie w zamówieniach publicznych wskazuje, że precyzyjne zapisy jednoznacznie opisujące metodologię dokonania wyceny ofert obniżają ryzyko wystąpienia sporów na etapie realizacji inwestycji oraz pozwalają na uniknięcie niejasności (licznych zapytań) na etapie prowadzenia postępowania na wybór wykonawcy.
Niestety bez względu na sposób rozliczania umów – rozliczenie kosztorysowe lub ryczałtowe – kwestia wadliwego sposobu obliczania ceny dotyczy znacznej ilości przeprowadzanych procedur przetargowych na wyłonienie wykonawcy. Analizując kolejne przypadki procedur przetargowych, należy stwierdzić, że wiele specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawiera poprawnego opisu a w zasadzie zamieszczony opis nie wyczerpuje sposobu (metodologii) obliczenia ceny do jakiego, zgodnie z prawem, zobligowany jest Zamawiający.
W przypadku kosztorysowego rozliczenia umowy na roboty budowlane Zamawiający najczęściej jako załącznik do SIWZ załącza przedmiar robót opracowany na podstawie KnR (katalogów nakładów rzeczowych), który nie spełnia wymagań Rozporządzenia Ministra infrastruktury w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego i nie ma on bezpośredniego odniesienia do opisu przedmiotu zamówienia, na który składa się dokumentacja projektowa i specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych (art. 31 ust. 1 ustawy Pzp).
Zamawiający przygotowując SIWZ musi być świadomy jakie konsekwencje mogą na nim ciążyć jeżeli dokona tego w sposób nieprawidłowy. Konsekwencją postępowania przeprowadzonego wadliwie w zakresie nieprecyzyjnego opisu sposobu obliczenia ceny – brak możliwości porównania ofert jest nawet unieważnienie postępowania przetargowego na wybór wykonawcy – art. 93 ustawy Pzp. Dodatkowo wykonawca, który nie będzie mógł dokonać prawidłowego obliczenia ceny narażony jest na odrzucenie swojej ofert na mocy art. 89 ust. 1 pkt. 2), 4) oraz 6) ustawy Pzp.
Aby uniknąć niejasnych, niepełnych sformułowań proponujemy zamieszczać w SIWZ, tzw. preambułę do przedmiaru robót, który przy kosztorysowym rozliczeniu stanowi podstawowy dokument rozliczeniowy. Poniżej przedstawiono propozycję takiej preambuły, którą można zastosować w celu uszczegółowienia, doprecyzowania opisu sposobu obliczenia ceny:
I. PREAMBUŁA
„Przedmiar Robót powinien być odczytywany w powiązaniu z Instrukcją dla Wykonawców (część I SIWZ), Warunkami Kontraktowymi Ogólnymi i Szczególnymi (część II SIWZ) oraz Opisem Przedmiotu Zamówienia (część III SIWZ) zawartym w Dokumentacji projektowej i Specyfikacjach Technicznych Wykonania i Odbioru Robót Budowlanych. Uważa się, że Wykonawca dokładnie zapoznał się ze szczegółowym opisem robót, które należy wykonać i sposobem ich wykonania. Całość robót ma być wykonana zgodnie z ich intencją, znaczeniem i wymogami Inżyniera.
Ilości wstawione obok Pozycji w każdym wierszu Przedmiaru Robót są wielkościami szacunkowymi (w granicach błędu systematycznego), określonymi na podstawie zatwierdzonego Projektu budowlanego i zostały podane dla wygody stworzenia wspólnych zasad do sporządzenia ceny ofert.
Podstawą płatności będzie faktyczna ilość wykonanej pracy, tak jak zostanie ona obmierzona przez Wykonawcę i sprawdzona przez Inżyniera oraz wyceniona po stawkach i cenach podanych w wycenionym Przedmiarze Robót, tam gdzie ma to zastosowanie.