Nowoczesne narzędzia cyfrowe mogą usprawnić pracę na kontraktach w prosty sposób

„Cyfryzacja” stała się nieodłącznym elementem współczesnej rzeczywistości. Od powstania Internetu w latach 90. niemal każda branża, w tym budowlana, dostrzega korzyści płynące z cyfryzacji w efektywnym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Obecnie o nowoczesności firmy świadczą przede wszystkim szybkość działania, łatwość modyfikacji danych, ich bezpieczeństwo oraz dostępność praktycznie z każdego miejsca na świecie.

Polski sektor budowlany charakteryzuje się wysokim obciążeniem przedsiębiorców, którzy często muszą pełnić wiele funkcji jednocześnie: od marketingu, przez sprzedaż, po wykonawstwo. Rozwiązania cyfrowe mogą znacząco ułatwić realizację tych obowiązków. Niestety, wskaźnik cyfryzacji polskich firm pozostaje jednym z niższych w Europie. W kategorii integracji technologii cyfrowej przez przedsiębiorstwa Polska zajęła 24. miejsce w Unii Europejskiej, wyprzedzając jedynie Rumunię, Bułgarię i Grecję.

Sytuacja ta nie wynika z braku świadomości potrzeby cyfryzacji wśród przedsiębiorców, szczególnie w branży budowlanej, lecz raczej z niedostatku wiedzy w tym obszarze. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom sektora, Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego uruchamia nowy kierunek studiów „Cyfrowy Proces Inwestycyjny w Budownictwie” oraz wprowadza treści z zakresu cyfryzacji do programu MBA w budownictwie. Potrzeba cyfryzacji w branży budowlanej jest ogromna, a korzyści z jej wdrożenia mogą dotyczyć niemal każdego aspektu działalności firm.

Proponujemy unikatowe podejście do procesu cyfryzacji w branży, ponieważ będziemy uczyć nie tylko obsługi już istniejących narzędzi dedykowanych dla branży, ale przede wszystkim będziemy przekazywać wiedzę jak samodzielnie dobierać technologie i tworzyć własne rozwiązania, które usprawnią i automatyzują procesy. Dla przykładu Kierownik projektu, albo administrator kontraktu nie potrzebują wiedzieć jak modelować projekt w BIM, ale powinni wiedzieć, z jakimi wymaganiami się to wiąże, jakich kompetencji dla podwykonawców powinni poszukiwać i jak wymagania informacyjne tej technologii przekładają się na realizowany kontrakt. Bez tej podstawowej wiedzy kierownictwo projektu może zmarnować tygodnie cennego czasu realizacji.

Perspektywa praktyka

Jako wykładowca na kierunku MBA w Budownictwie, regularnie spotykam się z wyzwaniami, które słuchacze napotykają w swojej codziennej pracy. Podczas ostatnich zajęć w minionym semestrze, miałem okazję pomóc prawniczce, która zgłosiła problem z zarządzaniem umowami na budowach. Była to doskonała okazja, aby na żywo pokazać, jak nowoczesne narzędzia cyfrowe mogą uprościć i usprawnić pracę, zwłaszcza na dużych projektach budowlanych. Wspólnie z uczestnikami postanowiliśmy zmienić nieco agendę zajęć i przekształcić je w warsztaty problemowe. Burza mózgów, przekształcanie karteczek na tablicy online – wszystko to zakończyło się stworzeniem rozwiązania, które równocześnie opracowywaliśmy na moim udostępnionym ekranie oraz indywidualnie na komputerach studentów.

Określenie problemów

Słuchaczka, prawniczka odpowiedzialna za przygotowanie umów na roboty budowlane i zakup materiałów na dużym kontrakcie, zmagała się z kilkoma trudnościami:

1. Śledzenie statusu umów: Przy licznych umowach trudno było na bieżąco monitorować ich status, terminy i postęp prac.
2. Brak centralnego rejestru: Brakowało jednego miejsca, gdzie można by przechowywać wszystkie informacje o umowach, w tym szczegółowe dane od osób pracujących bezpośrednio na budowie.
3. Komunikacja: Komunikacja między budową a zespołem prawnym nie zawsze działała płynnie, co prowadziło do opóźnień i ryzyka niedotrzymania terminów.

Projektowanie rozwiązania

Widząc te wyzwania, postanowiłem pokazać, jak dostępne bez dodatkowych opłat narzędzia cyfrowe z ekosystemu Microsoft mogą pomóc szybko i trwale rozwiązać opisane problemy. Większość firm sektora budownictwa korzysta z rozwiązań chmurowych Microsoft 365, stąd wiem, że to nieformalny standard w naszym sektorze. Po wspólnym określeniu potrzeb, zdecydowaliśmy się na wykorzystanie trzech kluczowych narzędzi: SharePoint, Power Automate i Power BI. Razem zaprojektowaliśmy rozwiązanie, które centralizuje dane o umowach, automatyzuje procesy i umożliwia łatwe monitorowanie postępów.

1. Rejestr umów w Microsoft Lists zamiast w Excelu

Pierwszym krokiem było stworzenie centralnego rejestru umów w formie listy SharePoint (obecnie znanej jako Microsoft Lists). Dzięki temu wszystkie umowy są przechowywane w jednym miejscu, gdzie łatwo można je przeglądać i aktualizować. W rejestrze umów umieściliśmy takie informacje jak:

• Wewnętrzny numer (Internal ID)
• Zakres (Scope)
• Status (Status)
• Ostateczny numer umowy (Final contract no.)
• Pełna nazwa kontrahenta (Contractor full name)
• Adres kontrahenta (Contractor address)
• E-mail osoby kontaktowej kontrahenta (Contractor contact person e-mail)
• Nr telefonu osoby kontaktowej kontrahenta (Contractor contact person mobile)
• Osoba kontaktowa kontrahenta (Contractor contact person name)
• Wewnętrzny interesariusz (Internal Stakeholder)
• Nazwa projektu (Project name)
• Data zakończenia umowy (Contract completion date)
• Postęp prac (Progress of works)
• Wartość umowy (Contract value)

Dlaczego wybraliśmy Microsoft Lists zamiast Excela? Przede wszystkim dlatego, że Microsoft Lists jest dostępny dla wszystkich w firmie – praktycznie każdy ma go zapewnionego w ramach swojej licencji Microsoft. To narzędzie, z którego większość z nas korzysta na co dzień (branża budowlana jest zdominowana przez oprogramowanie Microsoft – czy to dobrze, to temat na inną dyskusję). Umożliwia ono przechowywanie tzw. rekordów, czyli – tłumacząc na prostszy język – wierszy w tabeli. Każdy rekord to odrębny element, którego historię można śledzić. Poniżej zamieszczono przykładową historię wersji. Użytkownik Grzegorz Szalewicz najpierw wprowadził do rejestru umowę o statusie „Analiza finansowa”, następnie modyfikował rekord, zmieniając status na „W przygotowaniu” oraz dodając docelowy numer umowy.

Widać dokładnie, kto, kiedy i co zmodyfikował, na przykład zmieniając status umowy z „oczekuje na podpis” na „podpisana”. Co więcej, archiwalne wersje rekordów można przywracać, a same rekordy komentować, oznaczając innych użytkowników. Dzięki temu, zamiast prowadzić dyskusje mailowe, możemy omawiać wszystkie zmiany bezpośrednio w komentarzach, co pozwala zachować całą historię ustaleń w jednym miejscu. Dodatkowo, Microsoft Lists pozwala na rygorystyczne formatowanie kolumn, co oznacza, że dane dotyczące umów muszą spełniać określone wymagania. Koniec z różnymi formatami dat (np. 8 października 2024, 2024-10-08, 2024.08.10, 08.10.24) i koniec z wpisywaniem słów tam, gdzie oczekiwany jest numer, np. „Jeszcze nie wiem” w kolumnie „Wartość umowy”. Jeśli jakieś pole jest obowiązkowe, a budowa nie dostarczyła jeszcze wymaganych informacji, umowy nie można wprowadzić do rejestru. Oczywiście, celem nie jest udowodnienie, że Microsoft Lists jest lepszy od Excela. Excel doskonale sprawdza się przy wykonywaniu kalkulacji, ale jego główną funkcją nie jest przechowywanie ustrukturyzowanych danych, które mają być regularnie aktualizowane przez zespół użytkowników. Do tego wręcz idealnie nadaje się wskazany wyżej program. Kiedy dołączyłem do firmy CFE Polska, prezes spółki, Bruno Lambrecht, na jednym z pierwszych spotkań przekazał mi strategię digitalizacji i powiedział coś, co od tamtej pory stało się moją zasadą przy digitalizacji procesów i gromadzeniu danych do analizy: „Używajmy programów zgodnie z ich przeznaczeniem. Notatki robimy w OneNote, obliczenia w Excelu, dane wizualizujemy w Power BI…” – i tę zasadę polecam każdemu, kto dopiero zaczyna swoją przygodę z digitalizacją procesów. Tylko stosując odpowiednie narzędzia do odpowiednich zadań, możemy mieć pewność, że nasze zintegrowane rozwiązania będą działać sprawnie i efektywnie.

2. Automatyzacja procesów z Power Automate

Następnie skonfigurowaliśmy tzw. przepływy Power Automate (kolejny darmowy lub „prawie” darmowy program Microsoft!). Dzięki temu system sam wysyła powiadomienia, gdy zbliża się termin realizacji umowy, a prace nie są wystarczająco zaawansowane, co oznacza, że należy przygotować aneks. Prawnik nie musi już ręcznie sprawdzać statusów – system informuje go, gdy coś wymaga jego uwagi.

Dodatkowo ustawiliśmy przepływ, aby prawnik otrzymywał powiadomienia o każdej istotnej zmianie w umowie, na przykład gdy zmienia się zakres prac lub gdy przekroczona zostaje pierwotna wartość umowy.

Power Automate to doskonały przykład programu, w którym programowanie przypomina układanie klocków. Zamiast tłumaczyć, wystarczy zapoznać się z poniższym przepływem. Kolejny klocek to czynność, którą program wykona automatycznie. Po najechaniu myszką na „klocek”, czyli krok przepływu, użytkownik może wprowadzić szczegółowe informacje o kroku, tj. co, skąd, dokąd i jak. Wszystko może też być programowane z poziomu Copilota (model sztucznej inteligencji Microsoft), który dzięki rozmowie z nami utworzy i skonfiguruje przepływ, jeśli nie chcemy robić tego ręcznie. Alternatywą dla tego programu jest np. Zapier, w którym wcześniej studenci MBA w budownictwie programowali prostą aplikację do zgłaszania usterek gwarancyjnych przez mieszkańców ukończonej inwestycji. Przewagą Power Automate nad Zapier jest fakt, że Power Automate jest narzędziem z ekosystemu Microsoft, co sprawia, że integracja tego programu z Microsoft Lists i innymi narzędziami jest o wiele prostsza.

3. Wizualizacja danych z Power BI

Szczęśliwie, kilka godzin wcześniej z tymi samymi studentami przeprowadziliśmy warsztat o wizualizacji danych w Power BI. Wspólnie stworzyliśmy interaktywne dashboardy do analizy przerw w pracy żurawia, opadów atmosferycznych i prędkości wiatru na hipotetycznej budowie. Dzięki temu prawniczka, której przypadek analizowaliśmy na zajęciach, mogła w ramach pracy domowej przygotować dashboardy z wykresami ilustrującymi statusy umów w rejestrze. Teraz prawnicy mogą jednym rzutem oka sprawdzić, ile umów jest w trakcie negocjacji, ile zbliża się do terminu zakończenia oraz jakie są łączne wartości umów. To wszystko ułatwia lepsze zarządzanie projektami i pomaga unikać niespodzianek. Power BI, narzędzie do wizualizacji danych, również należy do ekosystemu Microsoft, co sprawia, że jego integracja z Microsoft Lists jest prosta i szybka.

Wnioski i Refleksje

Praca z tą prawniczką była dla mnie doskonałym przykładem na to, jak cyfryzacja procesów może realnie pomóc w rozwiązywaniu codziennych problemów w budownictwie. Dzięki prostym, ale potężnym narzędziom udało nam się stworzyć system, który nie tylko ułatwia zarządzanie umowami, ale także poprawia komunikację i pozwala na lepszą kontrolę nad projektem. W efekcie prosta digitalizacja procesu stała się innowacją, dodającą wartość w postaci zaoszczędzonego czasu.

Mam nadzieję, że ten przykład zainspiruje innych do sięgnięcia po narzędzia cyfrowe w swojej pracy. Cyfryzacja nie musi być trudna ani kosztowna, a jej efekty mogą być naprawdę imponujące. Zajęcia na kierunku MBA w Budownictwie to świetna okazja, aby nauczyć się, jak w praktyce wykorzystać nowe technologie i podnieść jakość pracy na budowie.

Bardziej zaawansowana wiedza czekana na słuchaczy kierunku Cyfrowy proces inwestycyjny w budownictwie. Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego w Warszawie od lat prowadzi studia podyplomowe przeznaczone dla osób które związane są z branżą budowlaną. Pierwszym kierunkiem był kierunek Inżynier kontraktu. Ostatnio dołączyło prawo dla inżynierów. Przygotowując programy studiów opieramy się na zapotrzebowaniu dynamicznego rynku pracy i zawsze kierujemy się tym co nam podpowiadają nasi partnerzy. Od lat partnerem naszych kierunków jest w szczególności SIDIR.