Excel zostaje z nami na długo

Wstęp

W połowie sierpnia br. na portalu społecznościowym Linkedin, prezeska jednej z firm dostarczających narzędzia IT dla branży budowlanej postanowiła zadać ważne, choć jak się okazało prowokacyjne pytanie: Czy budowlanka musi zarządzać budżetem w Excelu? Wielu zaskoczyło, że pod wpisem ewidentnie promującym produkt rozgorzała ważna i emocjonująca dyskusja, w której udział wzięło wielu ekspertów prezentujących całe spektrum opinii – ponad 100 komentarzy.

Dlaczego to gorący temat.

Przy stale rosnących wymaganiach dotyczących realizacji inwestycji (czy to formalnych, czy wymuszonych optymalizacją działania), uczestnicy branży budowlanej stoją przed wyzwaniem wyboru odpowiednich narzędzi do budżetowania i zarządzania projektami. Odpowiedź na pytanie – czy Excel jest wystarczający do zarządzania budżetem w firmach budowlanych, czy też specjalistyczne oprogramowanie jest niezbędne – wcale nie jest oczywista i wymaga głębszego namysłu.

Ta debata odzwierciedla dyskusję nad obietnicą dostawców oprogramowania o poprawie jakości życia uczestników branży pod warunkiem wykorzystania ich produktu. Obietnicę często oderwaną od sedna problemu branży, który faktycznie powoduje konieczność korzystania z najbardziej elastycznego narzędzia jakim jest Excel, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Z jednej strony mamy elastyczność i powszechność Excela, narzędzia, które przez lata służyło branży, z drugiej – obietnicę zwiększonej kontroli, bezpieczeństwa i efektywności oferowaną przez dedykowane systemy.

Dyskusja ta nie jest jedynie akademicką wymianą poglądów. Ma ona realne konsekwencje dla firm budowlanych, wpływając na ich zdolność do efektywnego zarządzania projektami, kontrolowania kosztów i utrzymywania konkurencyjności na rynku. W miarę jak projekty budowlane stają się coraz bardziej złożone, a marże coraz niższe, wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu lub porażki przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie. Jednocześnie należy pamiętać, że nawet najlepiej skrojone narzędzia są tylko pomocą dla wykonawcy i nie rozwiążą jego organizacyjnych problemów. Narzędzia mają wspierać procesy wykonawcy. Jeżeli wykonawca tych procesów nie ma, to narzędzia niewiele mu pomogą.

Obietnica sprzedawców i branży IT

Niezależnie od tego jaki produkt lub dostawcę będziemy analizować, cechy dedykowanych rozwiązań są mniej więcej wspólne, a zaliczyć można do nich m.in.:

1. a) Zwiększone bezpieczeństwo danych:

W erze, gdy bezpieczeństwo informacji jest kluczowe, systemy dedykowane oferują mechanizmy kontroli dostępu i ochrony danych. W przeciwieństwie do plików Excela, które mogą być łatwo kopiowane, modyfikowane lub wykradzione, specjalistyczne oprogramowanie daje możliwość szyfrowania danych, a także możliwość śledzenia zmian i audytu. To szczególnie istotne w przypadku dużych projektów budowlanych, gdzie poufność informacji finansowych i technicznych jest kluczowa.

1. b) Kontrola w czasie rzeczywistym:

Jednym z najsilniejszych argumentów za specjalistycznym oprogramowaniem jest możliwość aktualizacji i monitorowania danych w czasie rzeczywistym. W dynamicznym środowisku projektu budowlanego, gdzie koszty i harmonogramy mogą zmieniać się z dnia na dzień, możliwość natychmiastowego dostępu do aktualnych informacji byłaby nieoceniona. Systemy dedykowane pozwalają na jednoczesną pracę wielu użytkowników, automatyczne aktualizacje i natychmiastowe odzwierciedlenie zmian w całym systemie. To znacząco redukuje ryzyko podejmowania decyzji w oparciu o nieaktualne dane, co jest częstym problemem przy korzystaniu z arkuszy Excela rozpowszechnianych drogą mailową.

1. c) Usprawnienie procesów:

Zintegrowane systemy eliminują potrzebę ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy, znacząco redukując ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas. Automatyzacja procesów, takich jak generowanie raportów, przeliczanie budżetów czy aktualizacja harmonogramów, pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach projektu. Ponadto, specjalistyczne oprogramowanie często oferuje zaawansowane funkcje analityczne, które mogą pomóc w identyfikacji trendów, optymalizacji kosztów i lepszym planowaniu przyszłych projektów.

Powyższe argumenty mogą brzmieć przekonująco dla wielu prezesów.  Życie po wdrożeniu wydaje się od razu prostsze, jednak praktyka wdrożeń tego typu narzędzi jest istotnie odmienna od obietnic. Jednocześnie, charakterystycznym podprogowym przekazem sprzedawców jest twierdzenie, że Excel jest dalece mniej doskonały od specjalnie stworzonego narzędzia i że używanie go jest już passe. To oczywiście jest nieprawda, bo w rzeczywistości nie da się zrezygnować z Excela, o czym dostawcy takiego oprogramowania doskonale wiedzą. Tym, co często urzeka na prezentacjach takich systemów jest swojego rodzaju “magia” wyliczeń, zestawień i raportów, które mają powstawać “automatycznie” za kliknięciem. Zastanawiające, dlaczego tak często nabywcy takich systemów nie interesują się skąd te dane w systemie się pojawiają.

Spróbujmy zamodelować przepływy informacji w ramach jednego projektu. Na Rysunku 1 przedstawiono podstawowych uczestników procesu inwestycyjnego. Różne organizacje, posiadające własne działy, wydziały funkcjonujące w ramach organizacji i jej standardów, stojące przed koniecznością pozyskania informacji produkowanej przez inne firmy, ich działy itd. Pamiętajmy również, że rysunek nie jest „płaski” każdy inwestor może współpracować z dowolną liczbą wykonawców, projektantów, a wykonawcy obsługiwać wielu inwestorów. To nie tylko przekazanie kolejnych wersji dokumentacji, to bieżące rozliczenia, raporty, faktury, rozliczenia do faktur itd.

Zadajmy sobie zatem pytanie, czy istnieje praktyczna i ekonomicznie uzasadniona możliwość budowy systemów obsługujących taką liczbę wejść i wyjść, umożliwiających automatyczną wymianę informacji. Czy przypadkiem jednocześnie nie dotarliśmy do głównej motywacji zwolenników Excela i „brudnej prawdy” o IT w budownictwie? Sprzedawcy przemilczają, że dane w ich systemach muszą jakoś zostać zebrane. I konia z rzędem temu, kto to zrobi bez Excela. Dlaczego? Ponieważ tym co charakteryzuje budownictwo (szczególnie w Polsce) jest brak standardów w każdym możliwym obszarze organizacji procesu. Od nazewnictwa poszczególnych elementów robót i materiałów (czyli klasyfikacji- coś jakby KNRy, ale bardziej użyteczne) przez struktury i agregację informacji (budżet na każdym etapie i u każdego uczestnika jest inny, więc prosta agregacja jest praktycznie niemożliwa) po formaty przekazywania danych, zunifikowane nagłówki, zrozumienie opisów, jednostki miar itd. Liczba kombinacji tylko w tych trzech obszarach jest praktycznie nieskończona. Pomijamy tu całkowicie, gdzie znajduje się źródło informacji mającej trafić do systemu. Są to maile, notatki, wartości policzone na budowie, pomierzone na rysunkach lub PDF-ach itd. Pamiętajmy, że praktycznie cała informacja znajdująca się w systemach firmy budowlanej w większym lub mniejszym stopniu jest pochodną dokumentacji. To z dokumentacji wynikają ilości materiałów, a zatem koszty realizacji i przychody ze sprzedaży usług czy produktów. A o automatyzacji zbierania tej informacji napisano już wiele. I wiele zrobiono, ale z tych samych powodów BIM nie jest wciąż powszechnym narzędziem używanym w realizacji projektów budowlanych.

Funkcjonujemy w środowisku, w którym wykonawca do opisu finansów jednego projektu może używać trzech różnych sposobów. Jeden ofertowy, zgodny z wymaganymi zamawiającego i jego wzorem kalkulacji. Drugi do rozliczeń wewnętrznych i kontroli przepływów finansowych a trzeci do rozliczeń z wykonawcą, na potrzeby przerobów i śledzenia zaawansowania rzeczowo finansowego realizacji.  I żeby było jasne, to nie są arkusze po kilka, kilkanaście pozycji, lecz mówimy tu o tysiącach pozycji. Wykonawcy, szczególnie operujący materiałem, mają bardzo długie katalogi asortymentów, który muszą kupić i rozliczyć. A inwestor nie dba o to czy jego zapytanie lub opisy w dokumentacji są z nimi zgodne.

Nowoczesne systemy, które mają wspierać zarządzanie na kontrakcie i podejmowanie decyzji opierają się na założeniu, że operują na ustrukturyzowanych danych, przez co należy rozumieć, że dany asortyment lub robota opisana i rozumiana jest tak samo na każdym etapie realizacji od projektu po odbiór. Tak systemy działają w innych działach gospodarki, np. fabrykach czy centrach logistycznych. Dzięki temu każdy uczestnik tego procesu (dostawca, zamawiający, wykonawca) tak samo interpretuje znaczenie i rozumie opis danej pozycji. Żeby taki system mógł dostarczać porównywalnych danych (np. dla zarządu) musiałby działać w oparciu o powtarzalną strukturę danych, które spływają z różnych kontraktów. Podstawowy problem jednak polega na tym, że te dane różnią się w zależności od typu kontraktu, modelu realizacji czy formuły uczestnictwa (konsorcjum, GW, PW, etc.). Żeby więc móc używać jakiś dedykowany system do analizy lub kontroli danych finansowych z kontraktu – np. system ERP, lub portfolio management  – dane, które go zasilą muszą być specjalnie do tego celu dostosowane. To sprawia, że stosowanie takiego systemu może być bardzo uciążliwe (drogie i czasochłonne) w praktyce, bo może wymagać stosowania odmiennej metody dostosowania tych danych dla każdego nowego kontraktu.

Co nam pozostaje, czyli Excel i jego uroki

Oczywistą odpowiedzią na stale zmieniające się warunki w jakich wykonawcy muszą budżetować, oferować, kontraktować, rozliczać i raportować jest arkusz kalkulacyjny, powszechnie utożsamiany z Excelem. Excel jest elastycznym narzędziem, które pozwala na zarządzanie wieloma formatami danych i łatwe dostosowanie do specyficznych wymagań projektów. W branży budowlanej, gdzie każdy projekt może mieć unikalne wymagania, ta elastyczność jest nieoceniona. Użytkownicy mogą szybko tworzyć niestandardowe arkusze, formuły i makra dostosowane do konkretnych potrzeb projektu lub klienta. Ta zdolność do szybkiej adaptacji jest często podkreślana jako kluczowa zaleta Excela. Ponadto przy pomocy tego narzędzia inżynier na budowie lub kosztorysant jest w stanie uporządkować pierwszy zbiór informacji, przefiltrować, przekonwertować na format zjadliwy i pozwalający na import do systemu korporacyjnego np. ERP.

Nie bez znaczenia jest fakt, że powszechność Excela de-facto uczyniła go narzędziowym standardem. To  znacząco ułatwia współpracę i wymianę informacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z zewnętrznymi partnerami. Prawie każdy pracownik w branży budowlanej ma przynajmniej podstawową znajomość Excela, co minimalizuje potrzebę szkoleń i ułatwia wdrożenie nowych pracowników. Firmy mogą łatwo znaleźć pracowników do realizacji zadań w Excelu. Dla małych i średnich przedsiębiorstw budowlanych Excel oferuje znaczącą przewagę w postaci niskiego progu wejścia. Mogą one korzystać z zaawansowanych funkcji zarządzania projektami i budżetowania bez konieczności inwestowania w drogie, specjalistyczne oprogramowanie. Koszty licencji, wdrożenia i utrzymania specjalistycznych systemów mogą być zaporowe dla mniejszych firm, podczas gdy Excel jest często już dostępny jako część pakietu biurowego, a dostępne są przecież rozwiązania darmowe jak Libre Office, które posiadają praktycznie te same funkcjonalności. To pozwala firmom alokować ograniczone zasoby finansowe na inne, krytyczne obszary działalności.

Jest jeszcze jedna przewaga arkusza kalkulacyjnego nad dedykowanym oprogramowaniem, o której się często zapomina. Zmiany w formacie danych użytkownik może przeprowadzić sam w zależności od potrzeb danej chwili. Excel pozwala na szybkie dostosowanie się do nowych potrzeb bez konieczności angażowania programistów czy konsultantów IT. Użytkownicy mogą samodzielnie modyfikować arkusze, dodawać nowe funkcje czy tworzyć ad-hoc analizy, co jest szczególnie cenne w sytuacjach kryzysowych lub gdy potrzebna jest szybka reakcja na zmieniające się warunki projektu. Dedykowane systemy zawsze wymagają włączenia pośrednika do wprowadzenia żądanych przez klienta zmian, co kosztuje czas i pieniądz.

Integracja z innymi narzędziami:

Excel, szczególnie w nowszych wersjach, jako część ekosystemu Microsoft 365, oferuje możliwości integracji z innymi narzędziami i systemami. Można go łączyć z bazami danych, narzędziami do wizualizacji danych jak Power BI, czy systemami CRM. Ta zdolność do integracji pozwala firmom budowlanym tworzyć niestandardowe, hybrydowe rozwiązania, które łączą zalety Excela z możliwościami innych systemów. W naszej ocenie fakt, że Excel nie jest skończonym projektem, tyko ciągle rozwijanym produktem sprawi, że jego zwolenników będzie przybywać, bo Excel z supermocami jak PowerAutomate, czy PowerBI będzie stanowił co raz większą konkurencję dla dedykowanych aplikacji branżowych. Tu wartym zauważenia jest co raz powszechniejszy trend budowania nakładek na rozwiązania Microsoft365, które dostarczają kompletnych rozwiązań dla poszczególnych branż, w tym budowlanej.

Od czego zacząć?

Dopóki nie doczekamy czasów klasyfikacji, standardów budowania różnego rodzaju zestawień będziemy tkwili w swego rodzaju dualizmie narzędziowym. To, co stanowi niepotrzebną barierę rozwoju tej gałęzi gospodarki jednocześnie jest barierą automatyzacji wielu procesów w projekcie, wprowadzenia metodyki BIM i właśnie kontroli kosztów. Trudno odpowiedzialnie oszacować jakiego rodzaju straty dla całej gospodarki generuje ten formalny bałagan. Są to raczej miliardy niż setki milionów. Nawet gdyby założyć szerokie wprowadzenie standardów, to i tak na poziomie projektu czy to u wykonawcy, projektanta, managera projektu albo kosztorysanta podstawowa komunikacja i wymiana informacji będzie odbywała się za pomocą plików w Excelu. Duże firmy wykonawcze, które wdrażają systemy informatyczne akceptują, że pod względem informacyjnym budowa jest trochę takim niezależnym organizmem, funkcjonującym w określonych uwarunkowaniach wynikających z zakresu, oferty i umowy. Powoduje to, że informacje ilościowe i kosztowe na najbardziej szczegółowym poziomie szczegółowości będą gromadzone, analizowane i raportowane przy pomocy Excela. Stąd dopiero trafią do ewentualnych systemów wewnętrznego zarządzania, kontrolingu i planowania w firmie. Sztuką i niebywałym osiągnięciem jest natomiast takie poukładanie procesów w firmie, a może właściwie uksztaltowanie kultury przekazywania informacji, aby informacja raz zebrana w jakiejkolwiek formie cyfrowej podlegała już tylko obróbce cyfrowej, bez konieczności angażowania człowieka, ponieważ są to sytuacje potencjalnego powstawania błędów.

Quo Vadis branżo?

Branża budowlana, mimo swojej tradycyjnej natury, nieuchronnie zmierza w kierunku większej cyfryzacji, czemu będzie towarzyszyć większa złożoność i wyższe tzw. wymagania informacyjne. Wiele przedsiębiorstw czuje potrzebę wdrażania systemów, nie do końca rozumiejąc skalę wyzwania. Przepływ informacji w przedsiębiorstwie można zobrazować przy pomocy sieci neuronowej, gdzie na dole mamy mnóstwo rozproszonej i nieuporządkowanej informacji, którą musimy przetworzyć, zagregować, zinterpretować na kilku poziomach, po to aby decydent na szczycie organizacji miał syntetyczny obraz. Schematycznie przedstawiono to na Rysunku 4.

Na najwyższym poziomie np. zarząd lub kierownictwo organizacji potrzebuje wiedzieć, czy dany kontrakt zakończy się przewidywalnym wynikiem finansowym. Na tym poziomie potrzebna jest wysoce zagregowana informacja, w takich zestawieniach nie znajdziemy informacji  np. o kosztach zakupu odzieży ochronnej. Obecnie tego typu rozwiązania wymagają przygotowania danych do generowania wniosków – np. pochodzących z systemów ERP lub innych dedykowanych narzędzi.

Jednak na poziomie średnim, czyli przy wykorzystaniu systemów dedykowanych do rozliczeń np. Aconex, czy PROCORE, czy systemów ERP – informacje dostarczane są za pomocą arkuszy EXCEL. Tu pojawia się główna trudność dotycząca stosowania systemów ERP w firmach budowlanych, bo format danych, na których taki system może działać nie może być dowolnie zmieniany. Stworzenie jednolitego systemu, który mógłby być obsługiwany przez dział ofertowania, kierowników robót, dział zakupów, czy kontrolę jakości bez udziału Excela teoretycznie jest możliwe, ale w praktyce niewykonalne.

Dowolne rozwiązanie, które ma usprawnić lub pomóc wykonawcy w organizacji informacji i jej przepływu będzie u samego źródła procesu najprawdopodobniej wykorzystywać właśnie Excela. Głównie z tego powodu twierdzimy, że obietnice producentów dedykowanych rozwiązań i sprzedawców systemów nie mogą być spełnione bez Excela.

Ortodoksyjni proponenci dedykowanych technologii widzieliby powyższą piramidę zarządzaną jedną zunifikowaną platformą. Z drugiej strony ortodoksyjni proponenci Excela nie widzą problemów, żeby stosować go wszędzie i na dowolnym stopniu agregacji danych. Oba podejścia są w naszej ocenie niepraktyczne i budują oś sporu, którą opisujemy.

Trudno będzie uciec od Excela na pierwszych stopniach agregacji, natomiast możemy liczyć, że postępująca standaryzacja, rozwój i popularyzacja BIM (celowe uproszczenie myślowe autorów) oraz świadomość uczestników rynku będzie stopniowo obniżała poziom, na którym Excel zostaje zastąpiony przez automatyzmy. Niekoniecznie dostarczane przez sektor IT, ale wystarczająco niezawodne by spełniać oczekiwania użytkowników.

Podsumowanie

Debata „Excel vs. specjalistyczne oprogramowanie” w branży budowlanej jest daleka od rozstrzygnięcia i prawdopodobnie będzie trwać jeszcze przez wiele lat. Obie strony prezentują ważne argumenty, a wybór między tymi rozwiązaniami zależy od wielu czynników, w tym wielkości firmy, rodzaju realizowanych projektów, budżetu IT czy kultury organizacyjnej.

Branża budowlana stoi przed wyzwaniem znalezienia równowagi pomiędzy elastycznością a standaryzacją. Niezależnie od tego, czy firmy wybiorą Excel, specjalistyczne oprogramowanie czy rozwiązania hybrydowe, kluczowe jest, aby narzędzia IT wspierały ludzi, którzy odpowiadają za realizację kontraktów i prowadzenie biznesu. Największą na rynku przewagę wypracuje ten, kto pierwszy będzie miał “podgląd” we własne procesy organizacji w czasie rzeczywistym. Dla przykładu, koszty personelu na budowie są przecież znane niemalże na bieżąco, ale większość firm do wewnętrznych sprawozdań posługuje się danymi, które spływają już po wypłatach pensji, a to może być nawet dwa tygodnie później. Reagowanie na zjawiska z takim opóźnieniem (latencja decyzyjna) to najczęstsza bolączka ciał nadzorczych organizacji.

Ostatecznie, sukces w cyfrowej transformacji branży budowlanej będzie zależeć nie tyle od wyboru konkretnego narzędzia, ile od umiejętności efektywnego wykorzystania technologii do rozwiązywania realnych problemów biznesowych i operacyjnych. Dialog między profesjonalistami IT a praktykami budowlanymi pozostaje kluczowy dla wypracowania rozwiązań, choć należy się także spodziewać, że rozwiązania Low – Code wspierane AI mogą zmienić układ sił w niedalekiej przyszłości dając inżynierom przewagę.