Dlaczego nie warto zapisywać liczb zarówno cyframi, jak i słownie?

Powszechny zwyczaj zapisywania liczb zarówno cyframi jak i słownie jest doskonałym przykładem trwałości nawyków, które są kultywowane nawet wówczas, gdy nie mają już żadnego logicznego sensu.

Zapisywanie liczb zarówno cyframi jak i słownie było uzasadnione, gdy dokumenty sporządzano pismem odręcznym lub gdy co najmniej kwoty wpisywane były odręcznie. Przy wpisywaniu kwot odręcznie tylko cyframi stosunkowo łatwo jest bowiem dokonać fałszerstwa poprzez przerobienie cyfr (np. cyfry 3 na 8 lub 1 na 4). Dodając zapis kwoty słownie uniemożliwiamy takie działania, gdyż w razie przerobienia cyfr dojdzie do rozbieżności pomiędzy kwotami zapisanymi cyframi i słowami.

Prawo wekslowe i czekowe z 1936 roku – jedyne przepisy regulujące podwójny zapis liczb

W przepisach prawa wekslowego i czekowego znajdziemy szczególne przepisy, które regulują takie sytuacje.

Art. 6.  Weksel, w którym sumę wekslową napisano literami i liczbami, w razie różnicy ważny jest na sumę napisaną literami.

Te same zasady dotyczą czeków.

Jednak z prawa wekslowego nie wynika obowiązek podawania kwoty weksla zarówno w formie cyfrowej, jak i słownej – wystarczy jeden z tych sposobów.

Jeśli zatem w umowie kwota ceny wyrażona cyframi będzie inna od kwoty zapisanej słownie, to nie pozostanie nam nic innego, jak stosować ogólne zasady wykładni oświadczeń woli i ustalić, co strony naprawdę chciały wpisać do takiego dokumentu. W praktyce oznacza to często spór o treść zawartej umowy.

Obowiązek zapisywania liczb słownie w aktach notarialnych uchylono 33 lata temu

Brak jest także uzasadnienia dla takiej praktyki w dokumentach sporządzanych przez notariuszy. W ustawie z dnia 25 maja 1951 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 1963 r. Nr 19, poz. 106 z późn. zm.), która została uchylona 1 lipca 1989 r. (33 lata temu), był przepis, który to nakazywał:

Art. 40. § 1. Tekst sporządzanych aktów notarialnych oraz dokumentów uwierzytelnianych i poświadczanych powinien być napisany jasno i wyraźnie. Liczby, numery i terminy z wyjątkiem numeru aktu powinny być wyrażone słownie przez wypisanie ich literami, jeżeli są pierwszy raz przytoczone. Ostatecznie wyprowadzone liczby oraz sumy przypadające do wypłaty powinny być wypisane literami.

Obecnie obowiązujące prawo o notariacie nie przewiduje takiego wymogu, a jednak mimo tego ciągle w aktach notarialnych widzimy wszystkie liczby (zwłaszcza kwoty i terminy) wyrażone zarówno cyframi jak i słowami (i to nie tylko wtedy, gdy są pierwszy raz przytoczone).

Problemy związane z podwójnym zapisem liczb

Opisywana praktyka nie ma zatem podstawy prawnej, a dodatkowo jest źródłem wielu problemów. Często dochodzi do rozbieżności pomiędzy kwotami wpisanymi cyframi i słownie. Co ciekawe, błąd występuje zwykle w kwocie wyrażonej słowami. Takie błędy nie zawsze dają się łatwo wyjaśnić i prowadzą do sporów (wystarczy sprawdzić liczne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej dotyczące zamówień publicznych).

Ciekawy przykład takiego błędu pochodzi z USA. W jednej ze spraw w umowie znalazł się taki zapis kwoty pożyczki „ONE MILLION SEVEN THOUSAND AND NO/100 ($1,700,000.00) DOLLARS.” Słowami zapisano liczbę 1 007 000 dolarów, natomiast cyframi kwotę 1 700 000. To różnica aż 693 000 dolarów. Sąd uznał, że decyduje kwota wpisana słownie.

Pełny tekst wyroku można znaleźć w sieci na podstawie jego sygnatury: Charles R. Tips Family Trust v. PB Commercial LLC, 459 S.W.3d 147 (Tex. App. 2015), np. tutaj.

Zamawiający często wymagają wpisania ceny ofertowej na dwa sposoby, jednak może to prowadzić do prób nieuczciwego działania oferenta, który po otwarciu ofert i zapoznaniu się z cenami innych wykonawców, może próbować dokonać wyboru jednej z cen zawartych w formularzu ofertowym jako ceny prawidłowej, podczas, gdy de facto złożył on wówczas dwie oferty (tak było w sprawie KIO 1040/21).

Wprowadzanie zmian do negocjowanej umowy jest znacznie łatwiejsze, jeśli kwoty są zapisane tylko cyframi, gdyż kwoty zapisane słowami trzeba manualnie zmieniać (pamiętając o odmianie liczebników), co wymaga czasu i wysiłku. Takie dokumenty trudniej się także automatyzuje, gdyż trzeba zmieniać w nich więcej danych.

Osoby, które stosują praktykę wpisywania kwot zarówno cyframi i słowami, zwykle uzasadniają to chęcią zminimalizowania ryzyka powstania błędu. Jak się wydaje, wiele osób wierzy, że jeśli pojawi się błąd w kwocie zapisanej cyframi, to wyrażenie jej słowami pozwoli ten błąd łatwo naprawić. W rzeczywistości jest jednak inaczej – jeśli w trakcie negocjacji umowy lub tworzenia kolejnej wersji dokumentu zostaną zmienione jakieś kwoty, to jest o wiele bardziej prawdopodobne, że zostaną zaktualizowane kwoty wyrażone cyframi, a przeoczona zostanie aktualizacja słów opisujących te kwoty, niż sytuacja odwrotna. Warto także pamiętać, że liczby (ceny, wartości kar umownych) w umowach są negocjowane zwykle przez osoby skupiające się głównie na cyfrach, a nie na sposobie ich zapisania w umowie.

Nawet szybkie wyszukiwanie pozwala stwierdzić, że jest co najmniej kilkadziesiąt (jak nie kilkaset) wyroków KIO, w których pojawia się kwestia błędu w ofercie polegającego na rozbieżności pomiędzy ceną zapisaną cyframi i słownie (KIO 431/16, KIO 1204/14 itd.). Co ciekawe, liczba takich wyroków zmalała gwałtownie od roku 2019. Prawdopodobnym powodem była elektronizacja postępowań przetargowych – większe przetargi są od końca 2018 roku elektroniczne – ceny wprowadza się w formularzu na platformie przetargowej, a zatem tylko cyframi. Co zatem zwiększa ryzyko błędu – używanie tylko cyfr czy stosowanie podwójnego zapisu?

Żaden dokument nie jest tworzony w próżni – gdy pojawi się błąd w zapisaniu jakiegoś uzgodnienia stron, to zazwyczaj łatwo będzie ustalić, jak była zgodna wola stron, w oparciu o poprzedzającą podpisanie dokumentu wymianę korespondencji i wcześniejsze wersje. Zapisywanie kwot zarówno cyframi jak i słownie w żaden sposób nie poprawia tu sytuacji stron, a jedynie przysparza więcej manualnej pracy i stwarza więcej okazji do popełnienia błędu. Kultywowanie tej praktyki wydaje się zatem być oparte na fałszywym postrzeganiu rzeczywistości.

Kiedy stosować (wyjątkowo) zapis cyframi i słownie?

Od każdej reguły są oczywiście wyjątki. Wpisanie kwoty zarówno cyframi jak i słownie może być wskazane, jeśli wpisywana jest liczba 0 (zero) lub gdy liczba jest albo wyjątkowo niska (“cena wynosi 1 zł (jeden złoty)”) albo wyjątkowo wysoka (“kara umowna wynosi 500.000 zł (pięćset tysięcy złotych)”). Można także użyć podwójnego zapisu w przypadku wysokiej wartości transakcji dla opisania ceny.

Jak zapisywać kwoty cyframi?

Oczywiście błąd może się pojawić także w zapisie tylko cyframi. Dlatego warto pamiętać, aby zapisując liczby większe niż niż czterocyfrowe, pogrupować cyfry po trzy, zaczynając od prawej strony i pomiędzy każdą grupą wstawić twardą spację (CTRL+SHIFT+SPACJA).

Przykład: 1 284 423 złote.

Pogrupowanie cyfr i wstawienie odstępu znacznie ułatwia uniknięcie pomyłki.

Podsumowując – zapisywanie kwot (i wszelkich innych wyrażeń liczbowych np. terminów) cyframi i słownie w dokumentach przygotowywanych komputerowo – niezależnie od tego, czy występują one w postaci elektronicznej czy też jako wydruki – nie ma uzasadnienia – ani prawnego ani praktycznego, a jedynie jest źródłem błędów i sporów. Od tej zasady są nieliczne wyjątki.

Kultywowanie takiej praktyki porównać można do drukowania korespondencji e-mail w celu przybicia na niej pieczątki potwierdzającej wpływ pisma.

Zachęcam do przemyślenia tej kwestii i do zapisywania liczb w umowach i innych dokumentach (kwot, numerów, terminów itd.) tylko cyframi.

Artykuł ukazał się po raz pierwszy na autorskim blogu Tomasza Zalewskiego: www.digitalbabel.legal