Kara umowna jest instytucją dobrze znaną i często stosowaną w kontraktach handlowych. Jej istota zawarta jest w lapidarnym sformułowaniu art. 480 par. 1 kodeksu cywilnego stanowiącym: można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).
W komentarzach do przepisów o karze umownej, a także w orzecznictwie stwierdza się, że kara umowna spełnia różne funkcje. Po pierwsze jest to funkcja odszkodowawcza, po drugie kara umowna pełni również funkcję prewencyjno-represyjną, motywującą dłużnika do wykonania świadczenia zgodnie z ustalonymi w umowie warunkami jakościowymi i w oznaczonym w umowie terminie.
Jeśli chodzi o funkcję odszkodowawczą, to wynika ona wyraźnie z treści cytowanego przepisu kodeksu cywilnego. Umawiając się o karę umowną strony ustalają rodzaj zryczałtowanego odszkodowania na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy. Istotnym ułatwieniem w takim wypadku jest to, że strona uprawniona do kary umownej musi jedynie wykazać, że zobowiązanie drugiej strony nie zostało wykonane lub też wprawdzie zostało wykonane ale nienależycie. Natomiast nie jest konieczne udowodnienie wysokości szkody – co jest elementem niezbędnym w wypadku dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych (w sytuacji, w której strony nie przewidziały kary umownej).
Ustalenie ryczałtowej wysokości odszkodowania wyłączającego konieczność udowodnienia wysokości szkody stanowi istotne ułatwienie w dochodzeniu odszkodowania na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zawarty jest w tym jednak także pewien element ryzyka dla obu stron.
Z jednej strony może się zdarzyć, że pomimo niewykonania lub nienależytego wykonania umowy druga strona nie poniosła w ogóle szkody albo też szkoda ta jest dużo niższa, niż przewidziana w umowie kara umowna. Mimo do strona, która naruszyła zobowiązania umowne, ma w takim wypadku, przynajmniej co do zasady, obowiązek zapłacenia kary umownej, nawet gdyby była w stanie udowodnić brak szkody lub znacznie niższą szkodę. Jedyną możliwością uniknięcia tego obowiązku przynajmniej częściowo jest w takim wypadku domaganie się przez zobowiązanego do zapłacenia kary umownej dokonania jej miarkowania przez sąd. Możliwość takiego miarkowania kary umownej jest przewidziana w przepisach kodeksu cywilnego , a przy tym panuje zgoda
co do tego, że brak szkody u drugiej strony umowy albo szkoda znacznie niższa, niż wysokość umówionej kary umownej, stanowi przesłankę dokonania miarkowania kary umownej przez organ orzekający w tej sprawie.
Z drugiej strony wprowadzenie postanowienia o karze umownej do umowy bez żadnego dodatkowego zastrzeżenia ma ten skutek, że do wysokości umówionej kary umownej ograniczone jest odszkodowawcze świadczenie strony niewykonującej zobowiązania nawet wówczas, gdy rzeczywista szkoda spowodowana naruszeniem zobowiązań umownych przewyższa kwotę uzgodnionej kary umownej. Żeby dochodzenie takiego odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej było możliwe, w umowie powinno znaleźć się specjalne postanowienie, przewidujące taką możliwość. Należy o tym pamiętać przy konstruowaniu treści umowy, ponieważ ta reguła, wynikająca z przepisów kodeksu cywilnego, może nierzadko być niemiłym zaskoczeniem dla strony, która poniosła szkodę przewyższającą wysokość kary umownej wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez drugą stronę.